Alle zieht es in die Cloud. Software-Anbieter erweitern ihr Portfolio und stellen ihre Produkte als „Software as a Service“ (SaaS) bereit. Unternehmen wiederum wollen mit der digitalen Transformation Schritt halten und von den (Kosten-)Vorteilen der „Wolke“ profitieren. Warum die Unternehmen auch beim IT-Asset-und Software Management (ITAM / SAM) den Schritt machen sollten, zeigt das Beispiel von FlexNet Manager Suite (FNMS) und Flexera IT Asset Management (ITAM).
Die Cloud Migration ist und bleibt für Unternehmen eine Herausforderung. Das spüren wir auch im Gespräch mit unseren Kunden. Für viele ist der Wechsel von On-Premise auf SaaS vor allem eine Kostenfrage: Warum für die Cloud mehr zahlen, wenn die bestehende Lösung ihre Aufgabe gut erfüllt? Andere sehen sich schlichtweg nicht in der Lage, angesichts mangelnder Ressourcen den Umstieg auf SaaS reibungsfrei über die Bühne zu bekommen. Hinzu kommen noch immer Vorbehalte was die Sicherheit von SAM-Daten, die Zugriffskontrolle und die Zuverlässigkeit der Cloud angeht.
Diese Bedenken sind durchaus ernst zu nehmen. Doch die Erfahrung zeigt, dass die Cloud in vielen Fällen die bessere Betriebsumgebung darstellt. Der Betrieb einer SAM-Lösung in der Cloud rechnet sich hinsichtlich der Kosten auch. Nicht nur das: Sie schafft über den reinen ROI hinaus echte Mehrwerte für die Unternehmen.
Als führender Anbieter von IT-Asset-Management-Lösungen folgen wir selbst dem Trend und unterstützen unsere Kunden mit flexiblen Bereitstellungs- und Abrechnungsmodellen in Form von SaaS. Unsere Management-Lösung Flexera One gilt hier als zentrale Plattform für die digitale Transformation.
Flexera One Hybrid IT-Optimierungsplattform
Schauen wir uns zunächst einmal an, um welche Lösungen es eigentlich geht. Flexera benutzt für seine Management-Anwendungen unterschiedliche Namen – je nachdem, ob diese als On-Premise Lösung oder innerhalb der Cloud-Plattform von Flexera One bereitgestellt werden.
Als On-Premise Lösung unterstützt FlexNet ManagerSuite (FNMS) Anwender bei der Softwarelizenzoptimierung, dem SAP-Lizenzmanagement und dem Hardware-Asset-Management. All diese Funktionen finden sich auch im ITAM-Modul von Flexera One wieder. Die Managementplattform hat jedoch noch weitere Funktionalitäten zu bieten. Besonders zu erwähnen ist hier der ITAM SaaS-Manager. Mit ihm können Anwender neue SaaS-Lösungen im IT-Portfolio zentral verwalten, um so die Kosten und Nutzung aller SaaS-Anwendungen aktiv zu steuern. Dabei agiert der SaaS Manager als Basis für fundierte und datengestützte Entscheidungen – egal ob Microsoft 365, Salesforce oder ServiceNow.
Mehrwert statt Mehraufwand
Soweit zu den Lösungen und ihrem Funktionsumfang. Was sind nun tatsächlich die Vorteile der Cloud-Anwendungen im Gegensatz zu On-Premise? Am besten lässt sich das anhand von zwei fiktiven Szenarien aufzeigen.
Fall 1: Ein Unternehmen ist mit seiner bestehenden Flexera-Lösung On-Premise (FNMS) rundum zufrieden und möchte daher am liebsten, dass alles beim Alten bleibt. Das Management-Tool läuft und die IT- und Compliance-Manager im Unternehmen sind mit den Features soweit vertraut. Einmal im Jahr steht für die ITAM-Lösung ein reguläres Upgrade an. Das kostet Zeit und Arbeit und beeinträchtigt den Zeitplan des IT-Betriebs. Die Lösung wird seitens Flexera weiterentwickelt und bietet neue Features – wieder sind Upgrades nötig und wieder muss die IT Zeit und Arbeit investieren. Falls der Software-Hersteller seine Anforderungen ändert, lassen sich die Anpassungen On-Premise nur zeitverzögert oder durch zusätzliche Workarounds umsetzen. Unschöner Nebeneffekt: Das Unternehmen verpasst es, mögliche Optimierungsmöglichkeiten auszuloten und für sich zu nutzen. Unterm Strich kann man also sagen: Wer bei seiner On-Premise Lösung bleibt, muss viel Zeit und Aufwand in Workarounds investieren und nimmt dabei sowohl Verzögerungen, Risiken und Kosten in Kauf.
Im Fall 2 entscheidet sich das Unternehmen für die SaaS-Lösung – und profitiert damit von den bekannten Vorteilen der Cloud: Einmal migriert, sind keine weiteren Upgrades notwendig. Die Datensicherheit ist gewährleistet und die IT kann sich über keine bzw. deutlich niedrigere Betriebskosten freuen. Generell hilft die Cloud dem IT-Team, einmal tief Luft zu holen. Zeitraubende Aufgaben rund um das Upgrade von Lösungen lassen sich einfach zurück in die Hände des Herstellers geben. Neue Features sind sofort verfügbar und müssen nicht erst umständlich aufgespielt werden. Die Integration in die Applikations-Umgebung gestaltet sich zudem deutlich einfacher. Logischerweise erfüllt die Cloud-Lösung auch stets die Anforderungen der Software-Anbieter. Und schließlich finden sich in der Cloud reichlich Agilität und Flexibilität, um frühzeitig Maßnahmen zur Optimierung zu ergreifen und zu nutzen.
Wesentliche Wertbeiträge der „Wolke“
Der Mehrwert der Cloud – und damit der Mehrwert von Flexera One – lässt sich in drei wesentlichen Punkten zusammenfassen.
1. Operative Kosten reduzieren
- Flexera übernimmt die Datenbanksicherung, Software-Upgrades und die regelmäßige Wartung und entlastet damit die bereits am Limit arbeitende IT
- Kosten für Hardware (Server) und Freisetzung der damit verbundenen Ressourcen fallen weg und können an anderer Stelle sinnvoll investiert werden
- Flexera stellt Disaster Recovery Prozesse/ Tätigkeiten sicher und sorgt so für einen reibungslosen Ablauf
2. Mehr Funktionalität rund um SaaS
- Ein großes Plus in Flexera One ITAM ist der SaaS Manager: Er hilft, Cloud-Assets im Unternehmen zentral zu verwalten, bisher unerkannte SaaS-Applikationen (Schatten-IT) zu erkennen und Kosten gezielt zu reduzieren
- Der ITAM SaaS Manager bietet Integrationen u.a. zu Salesforce, M365 und ServiceNow. IT-Manager erhalten nicht nur Transparenz was Abonnements und Benutzerstatus angeht, sondern auch detaillierte Aktivitäts- und Nutzungsdaten zu jeder einzelnen Anwendung.
- Anwender können unmittelbar und schnell auf neue Funktionen zugreifen
- Für die Transformation ist nur ein Onboarding-Prozess (Flexera Identity Access Management) nötig
3. Umstieg Capex zu Opex Kosten
Mit dem Cloud Subscription -Modell verlagern sich die IT-Ausgaben von einmaligen Investitionen (Capex) zu wiederkehrenden Kosten (Opex). Das bietet einige grundsätzliche Vorteile, darunter kostensparende Flexibilität, gebrauchsspezifische Anpassungsmöglichkeiten und bessere Planbarkeit bei IT-Budgets.
IT-Asset-Management
Das IT-Asset-Management beginnt mit einem kompletten Überblick über Ihr gesamtes IT-Ökosystem. Flexera One findet selbst schwer fassbare Assets, ob On-Premise, SaaS, Cloud, Container und mehr.
Erfolgsbeweis: ROI von 232%
Dass sich die Transformation von FlexNet Manager Suite (FNMS) auf Flexera One für Anwender lohnt, lässt sich auch in Zahlen messen, wie das Beispiel eines Flexera-Kunden zeigt (Werte anonymisiert). Mit der On-Premise Version von Flexera konnte das Unternehmen bereits im Vorfeld SAM-Vorteile für sich nutzen. So ließen sich z. B. dank höherer Transparenz und Automatisierung die Kosten reduzieren, Risiken (z. B. Falschlizenzierung) minimieren und der manuelle Aufwand im Allgemeinen deutlich verringern.
Dann wechselte der Kunde auf Flexera One in der Cloud. Damit entfielen zum einen die Administrations- und Infrastrukturkosten wie Backup und Speicherplatz. Zum anderen fing das Unternehmen an, den neu erworbenen ITAM SaaS Manager im vollen Umfang zu nutzen. Im Klartext hieß das: SaaS-Verträge optimieren und an den tatsächlichen Bedarf im Unternehmen ausrichten, nicht oder kaum genutzte Cloud-Anwendungen entfernen bzw. die Lizenzen umverteilen und den Zugriff auf SaaS für Mitarbeiter innerhalb der Organisation beschränken (Stichwort: Team/Mitarbeiterwechsel).
Damit konnte der Kunde innerhalb von drei Jahren die Investitionskosten (1,42 Mio. Euro) für den Wechsel in die Cloud nicht nur vollständig amortisieren, sondern Einsparungen von insgesamt 3,34 Mio. Euro erzielen. Der ROI von Flexera One ITAM belief sich auf stolze 232% – ein für das Unternehmen spürbarer Mehrwert.
