IT Budget 2023: Drei IT-Bereiche mit hohem Einsparungspotential

Die IT-Planung für das nächste Jahr steht unter einem großen Fragezeichen. Wie entwickelt sich die Wirtschaft? Werden sich die Preise 2023 wieder einpendeln? Und über wie viel Kaufkraft verfügt das IT-Budget überhaupt noch? Klar ist: Digitale Transformation auf Sparflamme funktioniert nicht. Stattdessen sollten sich Unternehmen jetzt noch stärker auf den ROI von bestehenden IT-Assets konzentrieren – und diesen optimieren.  

Die IT-Branche gibt sich vorsichtig optimistisch, was das nächste Jahr angeht. Bei einer Umfrage von IDC im Sommer 2022, erklärten noch 63% der CIOs, angesichts einer möglichen weltweiten Rezession ihre IT-Budgets für das nächste Jahr kürzen zu wollen.

Im November legte das Analystenhaus Gartner eine neue Studie vor. Das Ergebnis: Ein radikaler IT-Sparkurs sei trotz hoher Inflation und Ukraine-Krieg nicht zu befürchten. Obwohl viele IT-Verantwortlichen deutlich vorsichtiger agieren, rechnen die Analysten für 2023 mit einem Anstieg um 3,7% in EMEA. Damit steigen die IT-Ausgaben in der Wirtschaftsregion auf satte 1,3 Billionen US-Dollar. In Ländern mit hohem IT-Reifegrad wie Deutschland, Frankreich und Großbritannien erreichen die IT-Budget mit einem Plus von 5,2% sogar ein neues Rekordhoch.

Langfristig betrachtet macht diese IT-Strategie Sinn. Die digitale Transformation entscheidet immer mehr über die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Wer in Krisenzeiten auf die Bremse drückt, hat schlechte Karten, später im Rennen um Kunden und Marktanteile wieder aufzuholen. Trotzdem wird das IT-Jahr 2023 für CIOs wohl zum Balanceakt, denn nun gilt es noch stärker, getätigte wie geplante Investitionen auf ihren Mehrwert zu prüfen, die Effizienz von IT-Assets zu steigern und Einsparungspotentiale innerhalb des IT-Haushalts zu identifizieren.

ROI prüfen und Assets zielgenau optimieren

Technology Value Optimization (TVO) hat sich in diesem Zusammenhang als praktikabler Ansatz etabliert. Die Optimierung des technischen Mehrwerts eines jeden einzelnen IT-Assets folgt einem einfachen Prinzip: Erzielt ein IT-Assets keinen spürbaren ROI kann davon ausgegangen werden, dass es unnötig ist und damit entfernt werden kann. Die dadurch eingesparten IT-Ausgaben lassen sich an anderer, nutzbringender Stelle investieren. TVO ist damit ein wichtiger Baustein, um Projektgenehmigungen ans Laufen zu bringen, ein transparentes Projekt Controlling sicherzustellen und eine bedarfsorientierte, datengetriebene Budgetplanung zu entwerfen.

Das Schöne daran: Statt den Gürtel enger zu schnallen und auf neue Services und Technologien zu verzichten, macht man den IT-Haushalt schlanker, profitabler und nachhaltiger. Wo der Startschuss im Detail fällt, ist weniger wichtig, als dass er fällt. Allerdings gibt es drei IT-Bereiche, die hinsichtlich ihres Einsparungspotential besonders vielversprechend sind.

1. Softwarelizenzen: Optimieren, Aussortieren, Sparen

Die Lizenzen und Nutzungsbedingungen von Anwendungen sind komplex und in vielen Fällen schwer zu durchschauen. Das liegt unter anderen daran, dass Softwarehersteller wie Microsoft, IBM, Oracle und SAP unterschiedliche Metriken (z. B. Cores, Cluster, Umgebung) in unterschiedlichen Kombinationen heranziehen, um ihre Preise zu bestimmen. Das bereitet der Compliance Kopfzerbrechen und macht es zudem schwierig, die richtige, auf die tatsächliche Nutzung abgestimmte Lizenz zu bestimmen. Nach eigenen Schätzungen von IT-Verantwortlichen laufen so rund 32% der Softwareausgaben in Unternehmen mehr oder weniger ins Nichts (Flexera State of the Cloud Report 2022).

Lösungen für ITFM (IT-Finanzmanagement) und ITSM (IT-Servicemanagement) helfen nur marginal. Sie entwerfen in der Regel ein unvollständiges Bild, das der Komplexität der Softwarelizenzierung nicht gerecht wird. Das zeigt sich zum Beispiel im Rahmen von Audits: ITFM-Tools sind sehr gut darin die Ausgaben eines Unternehmens für einen bestimmten Anbieter zu veranschaulichen. Wichtige KPIs wie Verbrauch/Nutzung pro individuelle, identifizierbare Einheit (Unit Economics-Modell) fehlen jedoch. Klopfen dann Auditoren an die Tür, wird es schwierig vermeintliche Compliance-Verstöße anzufechten und neue Konditionen auszuhandeln.

Ganzheitliche IT-Asset-Management-Plattformen bieten dagegen tieferen Kontext und damit mehr Alternativen:

• Holen Sie sich ungenutzte oder nur wenig genutzte Lizenzen zurück. Der kontinuierliche Blick auf die tatsächliche Nutzung kann sehr schnell Kostenfresser im IT-Portfolio ausmachen. Davon profitieren auch die Mitarbeiter, die genau die Lizenz erhalten, die sie für ihre Arbeit benötigen.
• Konsolidieren Sie die Bereitstellung von Software sowie das Monitoring der Softwarenutzung und unterziehen Sie der organisatorischen Struktur im Unternehmen und in Abteilungen einer kritischen Prüfung. Können einzelne Geschäftsbereiche hingegen eigenverantwortlich Software-Abonnements abschließen, wird es schwierig, den Überblick über die IT-Ausgaben zu behalten und Schatten-IT erfolgreich zu unterbinden.
• Automatisieren Sie das End-of-Life(EOL)- und im End-of-Service(EOS)-Management. Das sorgt dafür, dass unnötige und angreifbare Anwendungen (einschließlich ihrer Kosten) rechtzeitig und sicher entfernt werden. Ein schöner Nebeneffekt: Die IT-Sicherheit wird damit ebenso verbessert.

2. SaaS: Nutzung tracken & Preisstrukturen kennen

Die Ausgaben für SaaS haben die Ausgaben für On-Premise mittlerweile in vielen Unternehmen ein- und überholt. Dabei treiben die Cloud-Anwendungen Monat für Monat die Rechnungen in schwindelerregende Höhen – auch deshalb, weil das SaaS-Management in vielen Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt. Laut dem State of ITAM Report 2023 von Flexera verfügt nicht einmal die Hälfte (48%) über Prozesse, um die Nutzung von SaaS zu tracken und die entsprechenden Vertragskonditionen bedarfsgerecht an die internen Anforderungen auszurichten (Stichwort: Rightsizing).

Der IT fehlt der ganzheitliche Einblick in die eigene Infrastruktur. Um Transparenz herzustellen, müssen IT-Verantwortliche zumindest die Anzahl der Abo-Nutzer kennen und sich mit den komplexen Preisstrukturen von Anbietern wie Salesforce und Microsoft vertraut machen. Grundsätzlich gilt die 80/20 Regel: Da 80% der SaaS-Kosten in der Regel auf einige wenige, große Softwareanbieter entfallen, sollten sich IT-Manager vorranging auf diese Big Player konzentrieren.

3. Cloud: FinOps als Betriebsmodell

Digitale Transformation und Cloud werden gerne und oft im gleichen Atemzug genannt. Nicht ohne Grund: Laut dem 2022 Tech Spend Pulse Report von Flexera fließt bereits ein Drittel (33%) der gesamten IT-Ausgaben ins Cloud Computing. Dazu gehört ein hybrider Mix aus SaaS, IaaS und PaaS und ein Wolkenhaus aus Public Cloud und Private Cloud. Die steigenden Cloudkosten dürfen jedoch nicht völlig aus dem Ruder laufen (Cloudkostenoptimierung).

Hier sind einige Best Practices, um die Cloudkostenkontrolle in Unternehmen zu verbessern:

• Folgen Sie dem Ansatz von FinOps bzw. Cloud Financial Management. Das heißt im Klartext: Cloud-Initiativen werden entlang klar definierter Governance-Richtlinien geprüft, gesteuert und optimiert. Eine granulare Einsicht in die Cloud-Infrastrukturen sowie das Festlegen von Metriken und KPIs ist dafür grundentscheidend. So können Sie beispielsweise Cloudkosten-Anomalien aufdecken oder individuelle Ansichten erstellen, die mehrere Konten, Anbieter, Projekte oder Kostenstellen zusammenfassen.
• Richten Sie Cloud Center of Excellence (CCOE) Mit wachsender Bedeutung der Cloud entwickelt sich ihr Kostenmanagement zu einem eigenständigen Aufgabengebiet. Gefragt ist also eine zentrale Anlaufstelle, um Prozesse, Tools und Best Practices unternehmensübergreifend bereitzustellen. Das dedizierte Cloud-Team treibt die Implementierung der Cloud an und bündelt dringend benötigtes Know-how rund um Migration, Kostenkontrolle und Profitabilität der Cloud.
• Planen Sie ihre Cloud Migration minutiös im Vorfeld. Je besser das klappt, desto weniger unnötige Kosten fallen beim tatsächlichen Umzug an. Nicht alle Legacy-Anwendungen müssen zwangsläufig mit in die Cloud wandern. Nicht immer ist die Cloud im Vergleich zu On-Premise Kosten tatsächlich rentabler. Und fehlt es am Verständnis über die Abhängigkeiten der Anwendungen ist der Ärger in der neuen Cloudumgebung vorprogrammiert.

Egal was das Jahr 2023 bringt – die Anforderungen an die IT werden weiter wachsen. Die digitale Transformation ist schon jetzt eine Kostenfrage und findet sich fest im IT-Budgets von Unternehmen verankert. CIOs, CFOs und das Procurement stehen damit vor der Herausforderung, Ressourcen und Geld dort zu investieren, wo in den nächsten Jahren echter ROI entsteht. Tiefe Transparenz bei den Softwarelizenzen, bei SaaS und in der Cloud sind entscheidend, um schnell und zielgerichtet Entscheidungen zu treffen.

Noch Fragen, wie Sie Ihr Budget für das kommende Jahr effektiv planen sollen? Dann schauen Sie doch in den kostenlosen Leitfaden zur Budgetplanung von Flexera – hier kostenlos zum Download: „Rightsizing Ihres IT-Budgets für 2023“