Die digitale Transformation rund um Cloud, Saas & Co. soll das Arbeiten in Unternehmen vereinfachen. Warum ist dann das Managen der IT-Assets nur so kompliziert? Marc Roggli von der Bechtle Schweiz AG muss sich dieser Frage häufig stellen. Seine Antwort fällt dabei frei nach Albert Einstein aus: „Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ Oder anders gesagt: Mehr Simplizität im SAM erreicht man nur mit einer auf Klarheit, Transparenz und Zielgenauigkeit ausgerichteten SAM-Strategie.
Die IT-Landschaft hat sich radikal verändert und gewinnt mit jedem Schritt in Richtung digitale Transformation an Umfang und Tiefe. Neben bewährten On-Premise-Anwendungen reihen sich in die Portfolien von Unternehmen zunehmend Open-Source-Software und Cloud-basierte Anwendungen (SaaS) ein. Hinzu kommen Data Warehouse, Container sowie neue Lösungen rund um künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML). Investiert wird dabei sowohl in die Public als auch in die Private Cloud. Das Ergebnis: Was früher in einen Serverschrank passte, ist zu einem weitläufigen IT-Estate herangewachsen, auf dem sich Tausende von Anwendungen, Geräten und Services von hunderten Anbietern tummeln.
Für das Software Asset Managements (SAM) bzw. IT-Asset-Management (ITAM) lässt sich die damit verbundene Herausforderung auf einen Punkt bringen: Komplexität.
IT-Manager stehen vor einer Vielzahl von Lizenzmodellen und Lizenztypen, die je nach Anbieter unterschiedlich ausfallen und sich zudem kontinuierlich verändern. Da ist es schwierig, den Überblick zu behalten und zu verstehen, welche Lizenzen überhaupt notwendig sind bzw. wo sie den meisten Mehrwert erzielen. Die fehlende IT-Transparenz wiederum erschwert nicht nur das Einhalten von Lizenzbestimmungen, sondern versperrt auch die Sicht auf mögliche Sicherheitsrisiken. Ging es vor einigen Jahren noch in erster Linie um Bereitstellung und Compliance, hat sich der Fokus von SAM deutlich verschoben. Nun heißt es, auch die Kosten weiter zu optimieren, Software sowie Daten vor Cyberangriffen zu schützen und das Unternehmen IT-seitig für die Zukunft zu rüsten.
Big Picture statt Insellösung
Ein Blick auf die wachsenden Herausforderungen reicht und man könnte als IT-Manager durchaus versucht sein, das SAM-Handtuch zu werfen. Wie lässt sich dieses hohe Maß an Komplexität überhaupt noch in den Griff bekommen? Ein erster Schritt in Richtung Simplizität: Eine SAM-Strategie, die das Problem ganzheitlich anpackt.
Viel zu oft verlieren sich Unternehmen in einzelnen SAM-Fragen, die als besonders dringlich empfunden werden und unmittelbar gelöst werden sollen. Da es sich dabei jedoch oft nur um einen Teilbereich bzw. eine Momentaufnahme handelt, ist die gefundene Lösung in der Regel nur von kurzfristigem Nutzen. Die zugrundeliegende Ursache des Problems (z. B. mangelnde IT-Transparenz) wird weder erkannt noch gebannt. Vielmehr etablieren sich SAM-Insellösungen, die zur Komplexität eher beitragen als diese zu minimieren. Und nicht nur das: Es entstehen auch hohe Kosten.
Falsche SAM-Strategie kostet Kraft und Ressourcen
Wie kostspielig (und mühsam) eine solche SAM-Patchwork-Strategie sein kann, zeigt das Beispiel eines Großunternehmens, das eine komplizierte SAM-Geschichte hinter sich hatte und für einen Neustart die Unterstützung von Bechtle suchte. Zuvor waren innerhalb von acht Jahren nicht ein, nicht zwei, sondern ganze drei (!) SAM-Tools zum Einsatz gekommen. Die erste Lösung wurde 2015 als Reaktion auf ein internes Audit ins Haus geholt. Dabei wurde es versäumt, die betreffenden Stakeholder nach ihren individuellen Bedürfnissen an die Lösung zu fragen. Auch wenn das Tool so weit gut arbeitete, die gewünschten Funktionen und Qualitätsstandards konnte es nicht liefern.
Weiter ging es mit SAM-Tool Nummer 2. Dieses Mal erfüllte die Lösung die anfänglichen Anforderungen aller Beteiligten, konnte jedoch schon bald nicht mehr mit den neuen Lizenzmodellen, Technologien und Lifecycle Prozessen des Unternehmens mithalten. Der nächste Schritt fiel pragmatisch aus: Erst einmal nichts tun und das SAM aussetzen. Erst drei Jahre und etliche (kostspielige) Audits später traute sich das Unternehmen an die Erarbeitung einer neuen SAM-Strategie – einschließlich Tool #3. Mit einem erfahrenen Partner an der Seite gelang diesmal eine erfolgreicher Umsetzung. Doch bis dahin hatte die SAM-Irrfahrt bereits mehr als 1,2 Millionen Schweizer Franken verschlungen, dem Unternehmen weitere 1,2 Millionen an Personalaufwand und Ressourcen gekostet und unterm Strich gerade einmal einen 1-stelligen Prozentbereich an Einsparungen eingebracht.
Simplizität sieht anders aus, Effizienz erst recht. Eine erfolgreiche SAM-Strategie muss über den Tellerrand hinausschauen und die Anforderungen aller Geschäftsbereiche sowie die bestehende Prozesslandschaft berücksichtigen. Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit allen Stakeholdern ist hier das A und O. Nur so lässt sich sicherstellen, dass die SAM-Strategie langfristigen Mehrwert schafft und das Managen von IT-Assets tatsächlich vereinfacht. Das Buy-in aller Beteiligten schafft zudem die nötige Awareness, um Best Practices in der Arbeitspraxis durchzusetzen. Denn die digitale Transformation findet nicht nur innerhalb des IT-Portfolios, sondern auch in den Köpfen statt.
Ganz einfach – Komplexität Outsourcen
Ein Umdenken in Sachen SAM kann auch bedeuten, einen gänzlich anderen Weg einzuschlagen und die Komplexität der IT-Infrastruktur ruhigen Gewissens in die Hände eines Partners zu legen. Sinnvoll ist das beispielsweise, wenn Unternehmen über begrenzte interne Ressourcen oder Fachwissen im Bereich Softwarelizenzierung und Compliance verfügen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind davon besonders betroffen. Aber auch große Konzerne mit weit verteilten Standorten und sehr unterschiedlichen IT-Anforderungen profitieren davon, SAM zentral als Service aufzusetzen und dabei mit einem erfahrenen Dienstleister zusammenzuarbeiten.
Das Outsourcen von SAM trägt dazu bei, die Effizienz und Genauigkeit von SAM-Prozessen zu verbessern, die Kosten zu reduzieren, den ROI von IT-Assets zu maximieren, die IT-Sicherheit zu stärken und Compliance-Verstösse zu verhindern. Und das nicht nur im Hier und Jetzt, sondern bei jedem Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation und über alle IT-Assets im Unternehmen hinweg. Ein externer SAM-Partner verfügt dabei oft über eine höhere Skalierbarkeit und Flexibilität, wenn es darum geht, die SAM-Strategie auf immer schneller verändernde Geschäftsanforderungen anzupassen und SAM-Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln. Letztendlich geht es darum, eine ganzheitliche SAM-Strategie aus einer Hand anzubieten, damit Unternehmen sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Flexera One: Ganzheitliche Lösung für ganzheitliche SAM-Strategie
Die SAM-Strategie ist dabei das eine. Das andere ist ein Management-Tool, dass es ermöglicht, den ganzheitlichen Ansatz auch in der Praxis umzusetzen – und zwar hoch-automatisiert und im Idealfall aus einer Plattform heraus. Flexera One ist eine solche umfassende SAM-Lösung, mit der sich die Software-Lizenzverwaltung optimieren und die Compliance-Risiken minimieren lassen. Hier sind alle IT-Asset-Daten vorhanden, die für SAM Managed Services nötig sind. Flexera One automatisiert viele SAM-Prozesse, darunter die Inventarisierung von Softwareanwendungen und das Lizenzmanagement. Das spart Zeit und Ressourcen, minimiert das Risiko von Fehlern und erleichtert die effiziente und optimale Umsetzung von SAM-as-a-Service. Gleichzeitig ergibt sich ein tiefer Ein- und Überblick aller IT-Assets – von On-Premise- über SaaS-Lösungen bis hin zur Cloud. Auf Basis dieser IT-Visibility (IT-Transparenz) lassen sich dann zum Beispiel ungenutzte Anwendungen identifizieren und Lizenzen umverteilen.
Ein weiterer Pluspunkt der Flexera One-Plattform: Sie bietet Funktionen, die über den Tellerrand von SAM hinausgehen. Dazu gehört u. a. die IT-Sicherheit und das Software Vulnerability Management. Schwachstellen und Patches lassen sich innerhalb einer einzigen Lösung bewerten, priorisieren und beheben. Anwender können also nicht nur schnell und einfach kontrollieren, wie es um die lizenzpflichtigen Anwendungen steht, sondern auch gleich einsehen, welche Patches zur Verfügung stehen und wo ein Update fällig ist. Darüber hinaus lassen sich andere wichtige IT-Tools rund um das SAM in Flexera One nahtlos integrieren, darunter das IT-Service-Management.
Eine zentrale Rolle übernehmen dabei auch die in Flexera One integrierten umfassenden Hardware-, Software-, SaaS- und Cloud-Produktdaten. Über die Technopedia-Datenbank werden alle Marktdaten der IT-Assets wie in einer Art Waschmaschine bereinigt, standardisiert und konsolidiert. Es entsteht eine Single Source of Truth. Das ist der echte Mehrwert eines SAM-Tools heute: Eine Lösung, die nicht einfach nur den bestehenden IT-Bestand abbildet, sondern darüber hinaus Optimierungsmöglichkeiten sowie Risiken aufzeigt und Managed Service Providern hilft, Kunden vielfältige SAM-Services aus einer Hand anzubieten.
