Der erste Teil der Blogreihe „Von Flexera On-Premise in die Cloud“ hat deutlich gezeigt: Auch beim IT‑Asset-und Software Management (ITAM / SAM) bringt der Wechsel von einem On-Premise-Tool auf ein SaaS-Anwendung klare Vorteile. In der Cloud lässt sich nämlich nicht nur der Mehraufwand und damit die operativen Kosten beim Verwalten von IT-Asset reduzieren. Unternehmen gewinnen mit cloudbasierten Lösungen auch an Transparenz und Flexibilität, um IT-Infrastrukturen kontinuierlich den wechselnden Anforderungen anzupassen und damit die Kosten sowie den technologischen Mehrwert langfristig zu optimieren.

Im zweiten Blog werfen wir nun einen Blick in die Praxis. Wir zeigen, wie Flexera-Kunden von FlexNet Manager Suite (FNMS) auf die IT-Plattform Flexera One wechselten, ihre SaaS-Applikationen neu bewerteten – und davon bis heute profitieren.

Microsoft 365: Der Fiat tuts in manchen Fällen auch

Der erste Erfahrungsbericht eines Kunden dreht sich um das Optimierungspotential bei Microsoft 365. Die Suite hat sich im Enterprise-Umfeld als die Communications- und Collaboration-Lösung schlechthin etabliert und gerade in den Pandemie-Jahren viele neue Anwender vom Cloud-Mehrwert überzeugt. Klassische Office-Programmen wie Outlook, Word und Excel stehen als Software-as-a-Service bereit und laufen statt auf den Anwenderrechnern bequem über das Microsoft-Rechenzentrum. Erhältlich ist Microsoft 365 dabei als Abonnement, in jeweils unterschiedlich geschnürten Paketen.

Je umfangreicher dieses Paket, desto höher sind die monatlich anfallenden Kosten. Als umfassendstes Angebot bietet die E5-Lizenz so neben allen Anwendungen zusätzliche Funktionen rund um Cybersicherheit, Compliance, VoIP und Analyse. E5 ist damit logischerweise auch die teuerste Microsoft 365 Lizenz. Deutlich kostengünstiger – und damit auch abgespeckter – ist Microsoft 365 F3 (früher Microsoft 365 F1). Die goldene Mitte bietet die Microsoft 365 E3 Lizenz.

Trotz der Auswahl an unterschiedlichen Abo-Modellen: Viele Unternehmen setzen bei der Auswahl von Enterprise-Anwendungen auf eine Standard-Option, die allen Mitarbeitern unterschiedslos zur Verfügung steht. Das mag das Lizenzmanagement um einiges vereinfachen. Die SaaS-Kosten lassen sich jedoch auf diesem Weg nicht optimieren. So macht es zum Beispiel nur wenig Sinn, allen Mitarbeitern die Deluxe-Version einer Anwendung bereitzustellen, wenn im täglichen Arbeiten nur ein Bruchteil des tatsächlich vorhandenen Funktionsumfang benötigt wird. Oder anders gesagt: Muss es gleich ein Ferrari mit 900 PS sein, wenn es auch ein Fiat tut – und dieser unter gewissen Voraussetzungen sogar von Vorteil ist?

Saas Manager für den glasklaren Überblick

Vor dieser Entscheidung stand auch ein mittelständisches Medienunternehmen in Deutschland. Der Kunde nutzte bereits eine Flexera-Lösung On-Premise (FNMS), um die IT-Assets seiner 6.000 Mitarbeiter zu verwalten. Für das Management von Microsoft 365 kamen darüber hinaus das Microsoft Plattform Portal sowie manuell gepflegte Excel-Tabellen zum Einsatz.

Um die IT-Landschaft ganzheitlich abzubilden, Transparenz zu gewinnen und die Workflows zu automatisieren, entschloss sich das Unternehmen auf die hybride IT-Optimierungsplattform Flexera One zu wechseln. Ziel war es, u. a. Einsparungspotentiale zu identifizieren und die wachsenden Cloudkosten nachhaltig zu optimieren. Der Proof of Concept konzentrierte sich dabei auf Microsoft 365. Hier vermuteten die Asset-Manager hohe unnötige Kosten, da alle Anwender im Unternehmen über eine E5-Lizenz verfügten – und zwar unabhängig von ihren Aufgaben und der tatsächlichen Nutzung.

Eine Schlüsselrolle übernahm bei diesem Testprojekt der in Flexera One integrierte ITAM SaaS-Manager. Das Modul schafft einen Single Point of Context und ermöglicht einen tiefen Einblick in die Kosten sowie die Nutzung aller SaaS-Anwendungen im IT-Portfolio – egal ob Microsoft 365, Salesforce oder Oracle. IT-Manager können so jede Cloud-Anwendung überwachen und ihre Compliance sowie ihren Mehrwert (Technology Value Optimization) sicherstellen. Die fundierten Daten aus dem SaaS-Manager stellen die Grundlage, um wichtige Entscheidungen zu treffen. So lassen sich Verträge konsolidieren, Abonnements verlängern oder ausbauen und Lizenzen jedem Mitarbeiter bedarfsgenau zuteilen.

Quick Wins von 300.000 Euro

Gemeinsam mit Flexera konnten die IT-Manager im SaaS Manager sehr schnell Möglichkeiten des Rightsizing ausmachen. Statt viel Geld für eine größtenteils ungenutzte E5-Lizenz zu zahlen, wurde bedarfsgerecht in „kleinere“ E3 & F1-Lizenzen investiert. Weitere Quick Wins ließen sich durch das Abkündigen von Abonnements realisieren, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen bereits verlassen hatte. Insgesamt gelang es, die Abo-Kosten für Microsoft 365 um ein Viertel (25%) reduzieren. Pro Jahr sparte das Unternehmen Lizenzausgaben von 300.000 Euro ein.

Bei der Optimierung der Lizenzausgaben handelt es sich nicht um einen einmaligen Prozess. Im Gegenteil: Die mit Flexera One gewonnene Transparenz und durchgängige Cloud Governance zeigt kontinuierlich, wo es im IT-Portfolio Einsparungspotential und Verbesserungsbedarf gibt. Die Optimierung geht dabei in beide Richtung und folgt den Anforderungen des Unternehmens: Sind mehr SaaS-Lizenzen nötig, lassen sich diese per Knopfdruck hinzufügen bzw. erweitern, sinkt der Bedarf, werden die Abos herabgestuft. So kann das Unternehmen von nun an seine Cloudkosten optimieren.

Adobe Creative Suite: Joker bei Vertragsverhandlungen

Dass auch eine einmalige Überprüfung des Kosten-Nutzens-Verhältnis von SaaS dauerhaften Mehrwert bringt, zeigt das Beispiel eines anderen Flexera-Kunden. Das deutsche Unternehmen aus der Medien- und Kommunikationsbranche stand vor Vertragsverhandlungen mit Adobe und wollte seine bestehenden Lizenzen verlängern. Der Anbieter stellt die Programme der Adobe Creative Suite bereits seit 2013 nur noch in der Cloud und damit als Abo zur Verfügung. Das Unternehmen hatte für seine Mitarbeiter allesamt die komplette Suite erworben. Im Rahmen der Vertragsverlängerung sollte nun geprüft werden, ob diese umfassenden Lizenzen tatsächlich nötig waren.

Die Antwort fiel dabei klar aus: Die Mehrheit der Mitarbeiter nutzte in der täglichen Praxis nur einzelne Programme von Adobe wie Photoshop, Illustrator, InDesign, Premiere Pro und Acrobat Pro. Flexera und das IT-Team des Unternehmens machten sich also auch hier an die Rationalisierung und Umverteilung der Lizenzen. Statt teurem Abo mit über 20 Adobe Programmen, erhielten die Mitarbeiter Single-App-Abonnements für die von ihnen tatsächlich benötigen SaaS-Anwendungen. Durch dieses Herabstufen konnte das Unternehmen die Kosten um rund 20% reduzieren und insgesamt 250.000 Euro einsparen.

Kosten exponentiell einsparen – ob Mittelstand oder Großunternehmen

Was beide Beispiele zeigen: In IT-Portfolien in Unternehmen liegen viele unnötige Kosten versteckt.

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IT-Asset-Management

Das IT-Asset-Management beginnt mit einem kompletten Überblick über Ihr gesamtes IT-Ökosystem. Flexera One findet selbst schwer fassbare Assets, ob On-Premise, SaaS, Cloud, Container und mehr.

Je mehr Mitarbeiter auf überdimensionierte Anwendungs-Suiten zugreifen, desto mehr lässt sich durch eine bedarfsgerechte und nutzungsbasierte Verteilung und Anpassung einsparen. Wenn bei einem mittelständischen Unternehmen mit 6.000 Mitarbeitern die Einsparungen bereits 300.000 Euro im Jahr betragen, dürften sich große Konzerne mit 60.000 oder mehr Beschäftigten also über beachtliche Einsparungen freuen.

Die Cloud und das SaaS-Modell bringen hier die nötige Agilität und Flexibilität mit, um schnell auf neue Anforderungen reagieren und IT-Infrastrukturen kontinuierlich anpassen zu können. Cloudbasierte IT-Management-Plattformen wie Flexera One und der SaaS Manager wiederum schaffen die nötige IT Visibility, um datenbasierte Entscheidungen zu treffen und aus der digitalen Transformation echten IT-Mehrwert zu ziehen.

 Wie jedoch klappt der Umstieg auf eine solche SaaS-Lösung für das ITAM aus technischer Sicht? Wie sieht es mit unternehmensspezifischen Anpassungen der IT-Management-Plattform aus? Und mit wieviel Aufwand, Zeit und Kosten ist der Weg zu Flexera One verbunden? All diese Fragen beantworten wir im dritten und letzten Teil der Blogreihe „Von Flexera On-Premise in die Cloud“.

Blogreihe: Von Flexera On-Premise in die Cloud