Als Flexera die Übernahme des Schweizer SAM-Anbieters brainwaregroup bekannt gab, fragten sich viele Kunden, was diese Nachricht für Sie im Einzelnen bedeutete. Klar war schon zu Beginn: Flexera wird die 500 Kunden weiter unterstützen. Und nicht nur das. Mit Flexera konnten Unternehmen und Organisationen auch schon bald auf neue und umfangreichere Lösung rund um Software-Asset-Management zugreifen.

Musterschüler: Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

Wie der Tool-Wechsel im Lizenzmanagement zum Erfolg wird, zeigt die Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW. Mit insgesamt neun Hochschulen in vier Kantonen gehört die FHNW zu den führenden Bildungsstätten der Schweiz. Mehr als 13.000 Studierende und über 3.000 Mitarbeiter arbeiten, lernen und forschen innerhalb der Einrichtung. Hinzu kommen 1.291 Forschungsprojekte mit Praxispartnern (Jahresbericht 2020).

Die IT-Infrastruktur der Bildungseinrichtung ist dementsprechend umfangreich und komplex. Im Rahmen des Software-Asset-Managements müssen rund 5.500 Computer gemanagt werden. Zur Verwaltung der Anwendungen nutzte die FHNW zunächst das SAM-Tool Spider. Mit der Übernahme der brainwaregroup durch Flexera, bot sich die Chance auf die brachenführende IT-Asset-Management(ITAM)-Lösung FlexNet Manager zu wechseln.

Kriterienkatalog vollständig erfüllt

Die neue Lösung sollte nicht nur kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert werden, sondern auch einen langfristigen Support garantieren. Ein weiterer wichtiger Faktor stellte für die FHNW zudem der persönliche Kontakt zum Support und Service dar.

Das lokale Flexera-Team setzte sich mit den IT-Verantwortlichen zusammen, um die Anforderungen im Detail zu besprechen und Bedenken aus dem Weg zu räumen. Mit einer Demo der Lösung zeigte das Team das Potential von FlexNet Manager auf und überzeugte die IT-Experten der FHNW vom Mehrwert der neuen Lösung. Gleichzeitig wurde sichergestellt, dass der Einrichtung auch weiterhin bei allen Fragen bekannte Ansprechpartner zu Seite stehen. Damit war der Startschuss für die Implementierung von FlexNet Manager gefallen und die Migration konnte beginnen.

Reibungslose Migration dank Team-Arbeit

Die Menge an Daten im alten SAM-Tool Spider war enorm. Insgesamt mussten 2.700 Verträge mit über 1.900 Dokumenten ins neue System migriert werden. Im ersten Schritt wurde das Spider-Altsystem daher noch parallel zur neuen Flexera-Lösung betrieben. Um alle Dokumente von Spider in die FlexNet Manager Suite ohne Verluste migrieren zu können, entwickelte Flexera Services eine automatisierte Lösung und begann mit dem Verschieben der Daten. Erst nachdem alle Bestandsdaten, Bestellungen und Verträge sicher in FlexNet Manager angekommen waren, wurde das alte System deaktiviert.

Die reibungslose Migration profitierte vor allem von der engen Zusammenarbeit mit dem SAM-Team der FHNW, das dank der originären SAM-Lösung über viel praktische Erfahrung verfügte und diese auch einbringen konnte. Damit befand sich das Projekt von Beginn an auf Erfolgskurs. Sowohl die veranschlagte Projektdauer als auch die prognostizierten Kosten konnten ohne jegliche Abstriche eingehalten werden.

Bestnoten beim Ergebnis

FlexNet Manager kommt den individuellen ITAM-Anforderungen der FHNW gleich in mehrerer Hinsicht nach. So lassen sich E-Mails für bestimmte Vertragsereignisse jetzt automatisiert versenden. Zu diesem Zweck entwickelte Flexera Services eine maßgeschneiderte Lösung mithilfe von IBM Cognos. Um jederzeit auf kundenspezifische Felder in FlexNet Manager zurückgreifen zu können, erarbeiteten die Flexera-Experten zudem gemeinsam mit dem FHNW-Team angepasste Skripte.

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IT-Asset-Management

Das IT-Asset-Management beginnt mit einem kompletten Überblick über Ihr gesamtes IT-Ökosystem. Flexera One findet selbst schwer fassbare Assets, ob On-Premise, SaaS, Cloud, Container und mehr.

Die Lizenzverwaltung in FlexNet Manager ist dank der umfassenden Bibliotheken deutlich einfacher als zuvor. Detaillierte und komplette Bestandslisten lassen sich auf Knopfdruck generieren. Damit schafft die FHNW Transparenz und gewinnt einen unverstellten Blick auf ihre Anwendungen. Das Ergebnis: Die vollständige Kontrolle über alle IT-Assets innerhalb der verschiedenen Fachhochschulen.

Die höhere „IT-Visibility“ hat auch in Sachen Kosten und Compliance einen durchgehend positiven Effekt. Denn nun kann die Hochschule die tatsächliche Nutzung von Lizenzen messen und ihre Ausgaben bedarfsgerecht anpassen. Das Risiko unwissentlich gegen Compliance-Richtlinien zu verstoßen und zu hohen Nachzahlungen verdonnert zu werden reduziert sich auf ein Minimum. Oder wie Markus Künzli, Head Workplace Engineering der FHNW, es auf den Punkt bringt: „Dank FlexNet Manager wissen wir jederzeit, welche Software auf welchem Gerät installiert ist und ob wir genügend Lizenzen haben.“

Die FHNW ist ein gutes Beispiel, wie Unternehmen mit der richtigen Lösung ihr IT-Asset-Management (ITAM) verbessern können und IT-Ausgaben proaktiv reduzieren – und zwar angepasst an unternehmensinterne Anforderungen und ohne Abstriche bei Service und Support.

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