Für große, international tätige Unternehmen hält das IT-Asset-Management (ITAM) und das Software-Asset-Management (SAM) ganz eigene Herausforderungen bereit. Schließlich gilt es, oft mehrere Tausend dezentrale IT-Assets unter einen Hut zu bringen und dabei die unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Organisationseinheiten zu berücksichtigen. Der Lizenz Compliance Report muss dabei nicht nur ein ganzheitliches Bild der globalen Lizenzposition abliefern, sondern auch den Blick auf einzelne Organisationseinheiten zulassen. Denn wer nicht weiß, was wo installiert ist und welche IT-Asset-Daten vorliegen hat auch keine Möglichkeit Verbesserungspotential auszuschöpfen.

Transparenz bei IT-Assets von 20.000 Mitarbeitern

Vor dieser Aufgabe stand auch ein US-Hersteller aus dem Industriesektor. Das Unternehmen hat seinen operativen Hauptsitz in der Schweiz. Mit seinen Produkten und Dienstleistungen unterstützt es jedoch Kunden weltweit bei zahlreichen Anwendungen im Bereich Forschung und Entwicklung, bei der Qualitätskontrolle, in der Produktion und Logistik sowie im Einzelhandel. Rund 20.000 Mitarbeiter arbeiten global verteilt und nutzen IT-Lösungen und Anwendungen, die über 2.500 Servern bereitgestellt sind.

Bei einer solchen dezentralen Aufstellung der IT hat die Transparenz über alle IT-Assets oberste Priorität. Diese fehlte jedoch. Das Unternehmen kämpfte mit komplexen und teilweise undurchsichtigen Lizenz- und Preismodellen. Einkauf und IT taten sich schwer, benötigte Softwarelizenzen unkompliziert bereitzustellen und dabei auch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu ermitteln. Sonderangebote und Preisrabatte konnten nicht immer optimal genutzt werden. Bei neuen Verträgen bzw. Vertragsverlängerungen fehlte zudem die nötige Lizenzexpertise, um smart zu verhandeln und konkrete Preisnachlässe herauszuschlagen. Oder anders gesagt: Das Unternehmen war nicht in der Lage, den ROI der bislang getätigten Softwareinvestitionen zu ermitteln und somit IT-Ausgaben langfristig zu reduzieren.

SAM-Tools für mehr Durchblick: SoftwareOne und Flexera

Um das SAM zu vereinfachen und endlich fundierte Entscheidungen sowohl bei der Beschaffung als auch der Compliance treffen zu können, musste Transparenz her. Das Unternehmen brauchte ein zentrales Verwaltungstool und ein Beschaffungssystem, das durch transparentes und kontrolliertes Management Klarheit bei allen eingesetzten IT-Assets sorgte – und zwar sowohl bei On Premise-Anwendungen als auch für Cloud-Lösungen.

Bei der Suche nach einer solchen SAM-Lösung entschied sich das Unternehmen nach einem umfassenden Auswahlprozess für SLMAdvanced von SoftwareONE. Das Tool punktete mit gleich mehreren Vorteilen:

  • Unterstützung diverser Hersteller, z. B. Microsoft und künftig auch Adobe, IBM und Oracle
  • Kontinuierliche Erhebung von IT-Daten
  • Ganzjährige Nutzung des SAM-Tools für den gesamten Lizenz- und Vertragsbestand
  • Angebundene Inventarisierungslösungen: Active Directory, vCenter/ESX, MS SCCM, SAM Tool Agent, Staging DB, MS Azure Discovery

Im Unternehmen wird SLMAdvanced nun seit drei Jahren gemeinsam mit dem Managed Service von Flexera eingesetzt. Dazu zählen FlexNet Manager Platform Hosted, FlexNet Manager for Clients und FlexNet Manager for Datacenter. Beide Lösungen ermöglichen es, die komplexe IT-Organisation des international tätigen Unternehmens mit verschiedenen Standorten zentral zu managen und dabei auf detaillierte Lizenzinformationen jeder einzelnen Unternehmensorganisation zuzugreifen.

Paradebeispiel für SAM-ROI

Mit dem Ergebnis sind die IT-Verantwortlichen vollauf zufrieden. Das zeigt auch das anhaltende Vertrauen in die SAM-Lösung von Flexera und SoftwareOne. So wurde der Servicevertrag nach den ersten drei erfolgreichen Jahren um weitere drei Jahre verlängert. Heute ist der Hersteller in der Lage, den gesamten Lizenzverbrauch ganz unkompliziert zu berechnen. Zudem begeistert die Anpassungsfähigkeit der Daten im FlexNet Manager. Daten, die nicht erhoben werden konnten, z. B. zur Ermittlung von durch SAP lizenzierte SQL-Server, werden nun problemlos erfasst. Die IT-Assets lassen problemlos inventarisieren und transparent darstellen.

Mit Blick auf Softwareoptimierung und IT-Kosten, führte das Unternehmen zudem eine Analyse der Lizenznutzung für Microsoft Office 365 durch. Da es sich dabei um ein Pay-Per-Use-Modell handelt, lässt sich die Nutzung der Anwendungen kontinuierlich kontrollieren, was Budgetüberschreitungen einen Riegel vorschiebt und Compliance garantiert. Die Zahl der benötigten Lizenzen wird über einen sogenannten „Metering“-Prozess ermittelt und bedarfsorientiert an die aktuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst. Ähnlich transparent ist mittlerweile auch die Nutzung von IaaS über Microsoft Azure Discovery, die die Grundlage für die IaaS-Compliancebewertung bildet.

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IT-Asset-Management

Das IT-Asset-Management beginnt mit einem kompletten Überblick über Ihr gesamtes IT-Ökosystem. Flexera One findet selbst schwer fassbare Assets, ob On-Premise, SaaS, Cloud, Container und mehr.

Der Fall ist ein Paradebeispiel für die Optimierung des SAM-ROI und zeigt: Mit smartem SAM können Unternehmen ihre IT-Ausgaben proaktiv reduzieren, den technologischen Mehrwert ihrer Assets voll ausschöpfen und eine zuverlässige Compliance sicherstellen – auch bei komplexen, verteilten IT-Landschaften.

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