SOFTWAREVERTRAGSVERLÄNGERUNG
Optimale Vorbereitung auf Ihre nächste Vertragsverlängerung
Bevor Sie eine Vertragsverlängerung vornehmen, sollten Sie Ihren derzeitigen Lizenzstatus kennen. Wenn Sie für Software bezahlen, die Sie gar nicht verwenden, vergeuden Sie Ressourcen, die in geschäftskritische Initiativen investiert werden könnten. Wenn Sie wiederum Software verwenden, die nicht Teil Ihrer Hauptvereinbarung ist, riskieren Sie ein Audit und nicht kalkulierte Mehrkosten. Flexera hat Tausenden Kunden dabei geholfen, wertvolle Einsparungen zu erzielen und ihren tatsächlichen Lizenzstatus zu ermitteln, um keine unnötig teuren Softwareverträge verlängern zu müssen.
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Reactive management
The pitfalls of reactive management
Don't let renewals drain your budget
Many organizations approach software contract renewals reactively, often realizing a contract is due only weeks before its expiration. This lack of foresight leads to rushed decisions, unfavorable terms and significant overspending on underutilized or unnecessary software.
Discover the common challenges that turn renewals into costly burdens:
- Automatic renewals at unfavorable terms: Getting locked into expensive contracts for software you no longer fully need
- Overspending on shelfware: Paying for licenses that are unused or underutilized across the organization
- Lack of negotiating power: Entering discussions with vendors without accurate usage data or understanding of your true needs
- Missed cost-saving opportunities: Failing to identify redundant applications or opportunities to consolidate licenses
- Compliance risks from misaligned contracts: Renewing contracts that don't accurately reflect your current deployment and usage, potentially leading to audit issues
Proactive software contract renewal
Proactive software contract renewal management with Flexera
Flexera enables a proactive, data-driven approach to software contract renewals. Our solutions provide a centralized view of your software portfolio, complete with usage insights, entitlement data and renewal calendars, so you can prepare for negotiations well in advance and make informed decisions that optimize spend and support your business objectives.
Software contract renewal
- Centralized renewal calendar: Track all software contract renewal dates and terms in one place to avoid surprises
- Accurate usage data: Understand exactly how software is being used across on-premises, SaaS and cloud environments to prevent over-buying
- Entitlement and product use rights management: Clearly define what you own and how it can be used to ensure compliance and leverage favorable terms
- Spend forecasting and budgeting: Predict future licensing needs based on current usage patterns and upcoming projects
- Identification of optimization opportunities: Pinpoint redundant applications, underutilized licenses and opportunities for consolidation or downgrading to premium tiers
Negotiate smarter
Negotiate smarter
Key strategies for better software contract terms
Effective negotiation is key to unlocking savings during software contract renewals. Flexera provides the data and insights you need to build a strong negotiating position with your software vendors.
- Start early: Begin your renewal preparation process at least 6-12 months in advance
- Know your actual usage: Leverage detailed utilization data to rightsize your license count
- Understand your contract terms: Be clear on product use rights, metrics and any changes in vendor licensing models
- Identify alternatives: Explore if newer, more cost-effective applications could meet employee needs
- Consolidate agreements: Where possible, consolidate multiple contracts with a single vendor for better volume discounts
Renew with confidence
The role of accurate data and Technopedia
Inaccurate or incomplete data is a primary reason for poor renewal outcomes. Flexera solutions, powered by Technopedia® provide the world's largest and most comprehensive catalog of IT asset data. This ensures your software inventory is accurately identified, normalized and enriched, giving you a trusted foundation for all renewal decisions.
Renew with confidence
- Accurate software recognition: Correctly identify deployed software against a massive catalog
- Normalized data: Ensure consistency in software titles, versions and publisher information
- Enriched information: Gain insights into product use rights, EOL/EOS dates, application categories and licensing models
- Reduced audit risk during renewals: Ensure your renewed contracts align with your actual, verified deployments
Flexera's IT Asset Management (ITAM)
Flexera in action: Streamlining your software contract renewals
Flexera's IT Asset Management (ITAM) solutions offer specific functionalities designed to make your software contract renewal process more efficient, predictable and cost-effective.
From identifying what you have, to understanding how it's used, to planning for what you need, Flexera provides end-to-end support for your software contract renewals.
Visibility and planning |
Optimization and negotiation support |
|---|---|
| Automated renewal alerts: Never miss an upcoming renewal deadline | License optimization engine: Recommendations to rightsize licenses and reduce spend |
| SaaS renewal management: Specialized capabilities for tracking and optimizing SaaS subscriptions | Contractual data repository: Import all contract documents and key terms |
| Usage metering and analysis: Detailed insights into who is using what software and how often | Scenario modeling: Understand the cost implications of different renewal options |
Proaktive Verwaltung von Softwareverlängerungen zur Kostenreduzierung
Proaktive Verwaltung von Softwareverlängerungen zur Kostenreduzierung
Prepare for a contract renewal
Vermeidung überdimensionierter Verlängerungsverträge
Wenn Sie die Softwarenutzung im Unternehmen nicht im Blick haben, können Sie unmöglich wissen, welche Anwendungen und wie viele Lizenzen tatsächlich verlängert werden müssen. Flexera stellt Ihnen die wichtigsten Einblicke zu Ihrem gesamten Softwareportfolio zur Verfügung (SaaS-, On-Premise- und Cloudlizenzen), sodass Sie nicht benötigte Anwendungen entfernen, Downgrades für Lizenzen von Premiumstufen vornehmen, die Anzahl der erforderlichen Lizenzen reduzieren und Verträge konsolidieren können, um die vorteilhaftesten Bedingungen und Mengenrabatte auszuhandeln.
Accurate data
Bessere Einblicke mit genauen Daten
Fehlerhafte Daten schwächen Ihre Position sowohl bei Vertragsverhandlungen zur Softwareverlängerung als auch im Hinblick auf Audits. Mit Flexera können Sie alle wichtigen Informationen zu Softwarelizenzen aus verschiedenen Quellen zusammenstellen. Auf Basis der kuratierten Inhalte von Technopedia, dem weltweit größten Technologiekatalog, werden diese Daten automatisch bereinigt, normiert, standardisiert und angereichert.
Forecast spend
Bedarfsprognose auf Basis aktueller Nutzung
Zeit für die Verlängerung Ihrer Software? Wenn Sie Gegenstand und Umfang Ihrer Verträge an früheren Anschaffungen ausrichten, wird Ihr Unternehmen Kosten und Komplexität kaum reduzieren können. Mit Flexera erhalten Sie aussagekräftige Einblicke in Ihre tatsächliche Softwarenutzung und können Ihren neuen Softwarevertrag auf Ihre aktuellen Anforderungen abstimmen, anstatt vergangene Vereinbarungen zu verlängern. Der Softwaremarkt unterliegt einem ständigem Wandel. Daher ist es unumgänglich, die Nutzung neuer Anwendungen durch Mitarbeiter im Blick zu behalten. Nur so lässt sich herausfinden, ob der Markt eine bessere Option bietet als Ihren bisherigen Unternehmensstandard.
ZUVERLÄSSIGE DATEN STETS ZUR HAND
Softwarevertragsverlängerungen auf Basis vertrauenswürdiger Daten
Ohne fundierte Datengrundlage können Sie sich nicht angemessen auf Softwarevertragsverlängerungen vorbereiten. Flexera zählt nicht ohne Grund zu den führenden Unternehmen im Bereich Software-Asset-Management. Wir wissen, dass es beim effektiven Assetmanagement auf vertrauenswürdige Daten ankommt. Flexera verfügt über den branchenweit größten Softwarekatalog, der SaaS-, On-Premise- und Cloudumgebungen abdeckt. Unsere Lösungen liefern eine nachweislich hohe Datengenauigkeit für Oracle-Produkte aller Kategorien. Unsere verlässlichen und verifizierten Daten helfen Ihnen dabei, sich schnell und souverän auf Vertragsverlängerungen vorzubereiten.
What our clients say: Real savings, real control: Flexera's impact on renewals
Die größte Herausforderung für unser Unternehmen bestand darin, unser gesamtes Softwareportfolio in den Griff zu bekommen. Dabei verfolgten wir anfangs einen eher manuellen Ansatz. Außerdem benötigten wir mehr Transparenz und Echtzeitdaten zum tatsächlichen Lizenzstatus. Das war letztendlich ausschlaggebend für unser Vorhaben.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Datennormierungsraten sind zwar nützliche Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Datengenauigkeit, doch sie können durch eine selektive Dateneinbindung, Lockerung der Vergleichskriterien und Übergeneralisierung manipuliert werden.
Zur Entschärfung solcher Bedenken fangen Softwarehersteller jetzt damit an, SAM-Lösungen zu überprüfen und so sicherzustellen, dass Kunden genau wissen, welchen Lösungen sie vertrauen können.
Je nach Komplexität Ihres Lizenzstatus kann ein Zeitrahmen von bis zu sechs Monaten vor dem eigentlichen Verlängerungsdatum angemessen sein. Dazu müssen Sie Ihre aktuellen ITAM-Daten erfassen und diese mit Ihren internen Stakeholdern analysieren, ein Verhandlungsteam zusammenstellen, das von der Verhandlung erwartete Ergebnis definieren und mit Ihrem Softwarehersteller in Dialog treten.
- Auswertung der aktuellen Nutzung und Performance
- Überprüfen Sie, wie Software derzeit im Unternehmen genutzt wird.
- Durchführen einer Bedarfsanalyse
- Werten Sie Ihre aktuellen und künftigen Geschäftsanforderungen erneut aus, um so sicherzustellen, dass die Software auch weiterhin Ihre Anforderungen erfüllt.
- Durchführen einer Finanzprüfung
- Überprüfen Sie die Gesamtbetriebskosten, einschließlich Lizenzkosten, Wartungskosten und aller Mehraufwendungen. Vergleichen Sie diese Zahlen mit dem Mehrwert und den Vorteilen, die Sie durch die Software erhalten.
- Einbeziehen von Stakeholdern
- Bevor Sie Änderungen an einem Vertrag vornehmen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Geschäftsleitung beim Verlängerungsprozess unterstützt.
- Aushandeln von Vertragsbedingungen
- Prüfen Sie die derzeitigen Vertragsbedingungen, und bestimmen Sie die Verhandlungsschwerpunkte wie Preisgestaltung, Service-Level, Support und Flexibilität.
For significant contracts, especially with major vendors like Microsoft, Oracle or SAP, it's advisable to start the preparation process 9-12 months, or at minimum 6 months, before the renewal date to allow ample time for data collection, analysis, and negotiation.
A common mistake is not having accurate data on current software usage and entitlements. This leads to either overpaying for unnecessary licenses or facing compliance issues down the line.
Flexera provides tools to discover all SaaS applications in use (including shadow IT), track usage, manage renewal dates for myriad subscriptions and identify redundant or underutilized SaaS tools to optimize spend.
Yes, Flexera can help rapidly gather and analyze your usage data to provide insights that can strengthen your current negotiating position, even if the process has already begun.
Vendor-verified data means that the software vendor trusts the accuracy of the data presented by Flexera's tools. This can simplify negotiations and reduce the likelihood of disputes over your declared license position during renewal discussions.
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Unser Team bespricht gerne Ihre Anforderungen und erklärt im Rahmen einer Demo, wie Sie genaue Daten für Verlängerungen von Softwareverträgen erfassen.