Verschiedene nationale und internationalen Studien belegen, dass im Durchschnitt rund 7 % des gesamten Unternehmensumsatzes auf die IT entfallen. Es ist nicht verwunderlich, dass IT-Abteilungen unter Druck stehen, die Effizienz in der IT zu steigern und die Kosten zu senken. Demzufolge ist es eine der wichtigsten Aufgaben der IT‑Verantwortlichen, die IT-Kosten zu ermitteln, zu kontrollieren und letztendlich zu senken. Die aktuelle IT-Trends-Studie von Capgemini, im Rahmen derer 144 IT- und Fachverantwortliche aus Großunternehmen und Behörden in Deutschland, Österreich und der Schweiz befragt wurden, zeigt, dass die IT-Budgets trotz anhaltender Corona-Pandemie und ungewisser Konjunkturaussichten im kommenden Jahr weiter ansteigen werden und der Kostendruck zunehmen wird.
Softwarekosten – einschließlich der Kosten für Cloudservices (IaaS, PaaS und SaaS) – machen dabei einen signifikanten Anteil des gesamten IT-Budgets aus. Umso wichtiger ist es, unnötige und vermeidbare Kosten, z. B. für redundante Anwendungen, Schatten-IT und nicht genutzte bzw. überdimensionierte Cloudinstanzen – zu reduzieren.
Bei langfristigen Verträgen mit großen Softwareherstellern kann es schwierig sein, Einsparungen zu erzielen.
Dennoch gibt es einige Tipps, die helfen können, schnell bei Software und SaaS zu sparen und gleichzeitig Ihre Effizienz langfristig zu steigern.
Wie viel kann ich sparen?
Nur eine individuelle und detaillierte Analyse der IT-Kosten gibt Aufschluss über das mögliche Einsparpotenzial. Unterschiedlichen Studien zufolge fließen ca. 45 % des IT-Budgets in den Bereich Software und Services. Ein Viertel dieser Kosten entfällt hierbei auf den Bereich Cloud, während 23 % für konventionell lizenzierte On-Premise-Anwendungen anfallen. Das Verhältnis zwischen Cloud und konventioneller Software wird sich in den kommenden Jahren aller Voraussicht nach weiter zugunsten der Cloudtechnologie verschieben. Die Mehrheit der Unternehmen plant, On-Premise-Anwendungen weiter zu reduzieren und stattdessen stärker in IaaS/PaaS sowie SaaS zu investieren.
Im Schnitt sind zwischen 10 und 30 % der Softwarekosten unnötig. Durch die Optimierung Ihres On-Premise-Softwarelizenzstatus und Ihrer SaaS-Nutzung können Sie viel sparen.
Fünf Tipps, um Einsparpotenzial aufzudecken
- Optimieren Sie Ihre bestehenden Softwarelizenzverträge.
- Finden Sie Software, die auf „Zombie“-Servern läuft.
- Suchen Sie nach zu wenig genutzten SaaS-Lösungen.
- Eliminieren Sie unnötige Kosten, die sich in Schatten-IT verbirgt.
- Suchen Sie nach Einsparmöglichkeiten bei Softwarelizenzen im Rahmen der Cloudmigration.
Tipp 1: Optimieren Sie Ihre bestehenden Softwarelizenzverträge.
Bestehende Softwarelizenzverträge können im Rahmen von Vertragsverlängerungen optimiert werden und so das IT‑Budget deutlich entlasten. Dabei sind mit der Anpassung für das vertraglich vereinbarte Produktportfolio und mit Verhandlungen über das bestehende Nutzungsrecht (u. a. Lizenzmetrik, Mehrfachnutzungsmöglichkeit, License Mobility usw.) Optimierungsbereiche denkbar. Voraussetzung dafür ist die Durchführung einer sorgfältigen IT‑Inventarisierung, bei der exemplarisch folgende Aspekte im Mittelpunkt stehen können:
- Identifizieren Sie inaktive Anwender.
- Identifizieren Sie Anwender, die auf eine niedrigere Produktstufe (Suite zu Einzelprodukt) wechseln können.
- Identifizieren Sie Software, die nicht verwendet wird und entfernt werden kann.
- Identifizieren Sie die Nutzung im Rahmen der Zweitverwendung (Laptop, Tablet, Smartphone usw.).
- Identifizieren und konsolidieren Sie VMs mit Installationen eines Produkts auf einem Host oder eine ausgewählte Gruppe von Clustern und/oder VM-Hosts.
- Identifizieren Sie Zweitnutzungen für die Cloud, z. B. den Hybridvorteil von Azure.
- Identifizieren Sie Möglichkeiten, die technischen Spezifikationen von physischen und virtuellen Servern anzupassen.
- Identifizieren Sie Optimierungsmöglichkeiten für den Zugriff über App-Virtualisierungslösungen (Citrix, XenApp), um den Lizenzverbrauch zu minimieren.
- Identifizieren Sie große Lizenzüberschüsse für Produkte, die zur Verlängerung anstehen.
- Identifizieren und entfernen Sie nicht autorisierte Softwareinstallationen (nicht unterstützt, nicht genehmigt, bekannte Risiken).
Tipp 2: Finden Sie Software, die auf „Zombie“-Servern läuft
Im Rechenzentrum finden Sie möglicherweise Software, die auf sogenannten „Zombie“-Servern bzw. inaktiven Servern läuft. Das sind Server, die zwar in Betrieb sind, aber gar nicht oder kaum genutzt werden. Software auf diesen Servern verbraucht aber dennoch Lizenzen. Durch die Beseitigung von „Zombie“-Systemen und die Eliminierung oder Anpassung von ungenutzten Servern können Softwarelizenzen zurückgegeben und gleichzeitig die Wartungskosten für die eigentlichen Server sowie die deinstallierte Software gesenkt werden.
Flexera analysierte die Daten von 773 Unternehmen – mit dem Ergebnis, dass im Schnitt 23 % der bestehenden Serverlandschaft entweder „Zombie“-Systeme oder inaktive Serversysteme waren. So können in einem Unternehmen mit rund 5.000 Serversystemen durchschnittlich Einsparungen in Höhe von 1,5 Mio. US-Dollar erzielt werden.
Das „Auffinden“ von „Zombie“-Systemen und inaktiven Servern erfolgt über eine Analyse der Infrastrukturauslastung (CPU, Arbeitsspeicher, Speicher, Bandbreite) über einen bestimmten Zeitraum. Es ist wichtig, diese Server über einen Monat oder länger zu überwachen, um Bedarfsspitzen aufzudecken, die wöchentlich, monatlich oder sogar vierteljährlich auftreten können. Sobald Sie diese Serversysteme enttarnt haben, können Sie geeignete Maßnahmen ergreifen, z. B. Software deinstallieren, funktionale Anpassungen vornehmen oder den Server außer Betrieb nehmen.
Tipp 3: Suchen Sie nach zu wenig genutzten SaaS-Lösungen.
Software-as-a-Service (SaaS) ist grundsätzlich ein Lizenz- und Vertriebsmodell, das Software über das Internet bereitstellt. SaaS-Anwendungen werden normalerweise von einem Anbieter auf Abonnementbasis gehostet und verwaltet. SaaS sorgt für Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen, da Unternehmen Rechenleistungsressourcen entsprechend ihrem tatsächlichen Bedarf nutzen können und in der Regel über „Pay-per-Use“ verrechnet wird. Dieses Abrechnungsmodell birgt ein hohes Einsparpotenzial, sofern Transparenz darüber besteht, wie intensiv die SaaS-Anwendung in den letzten Wochen oder Monaten genutzt wurde. Die häufigsten Fälle, in denen eine zu hohe Abrechnung und damit unnötige Kosten entstehen können, sind u. a.:
- Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben
- Auftragnehmer, die keinen Zugriff mehr benötigen
- Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz innerhalb des Unternehmens gewechselt haben und keinen Zugriff mehr benötigen
- Anwender, die sich innerhalb des letzten Monats nicht angemeldet haben
- Anwender, die sich nur selten anmelden
- Anwender, die nicht alle Möglichkeiten ihrer Anwenderstufe ausschöpfen und auf eine niedrigere Stufe herabgesetzt werden können
Die Identifizierung der genannten Fälle setzt abgestimmte Monitoring-Prozesse voraus, die für die notwendige Transparenz sorgen. Dazu können Sie SaaS-Management-Tools nutzen, um Daten auf Nutzungsebene aufzudecken (siehe unten) und Möglichkeiten zum Deaktivieren von Anwendern zu identifizieren. Zudem können Sie automatisierte Richtlinien verwenden, um ungenutzte oder anderweitig zu nutzende Lizenzen stillzulegen. Nutzen Sie zudem bei Vertragsverhandlungen (oder Vertragsverlängerungen) die Möglichkeit, einen reduzierten Lizenzverbrauch während der Vertragslaufzeit anzuzeigen und zu bezahlen („True-Down“) – und mit den Anbietern möglicherweise auch gegen Widerstände zu vereinbaren. 
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Tipp 4: Eliminieren Sie unnötige Kosten, die sich in Schatten-IT verbirgt.
Ein weiterer Bereich für unnötige Kosten sind SaaS-Anwendungen und Cloudservices, die von Mitarbeitern direkt genutzt, über z. B. Kreditkarten gekauft und dann über Spesenabrechnungen eingereicht werden. Obwohl diese Kosten nicht das IT‑Budget betreffen, zählen sie dennoch zu den unnötigen Unternehmenskosten. Es gibt mehrere Bereiche, auf die Sie achten sollten:
- SaaS-Anwendungen, die nicht mehr genutzt, aber weiterhin monatlich oder jährlich über die Spesenabrechnung abgerechnet werden
- SaaS-Anwendungen, für die Sie als Unternehmen eine Unternehmenslizenz besitzen
- Redundante SaaS-Anwendungen, die optimiert werden können
- Cloudservices, die nicht mit Ihrem Unternehmenskonto verbunden sind, sowie Unternehmensrabatte
Eine Umfrage von Symantec unter CIOs ergab, dass CIOs nur einen Bruchteil der SaaS-Anwendungen in ihrem Unternehmen kennen.
Um diese unnötigen Kosten aufzudecken, müssen Daten aus unterschiedlichen Quellen, z. B. Spesenabrechnungen, analysiert werden. Dies zieht einen manuellen Prozess nach sich, der zu unnötigen (Personal-)Kosten führt. Ein SaaS-Management-Tool kann Ihre Kostendaten scannen und mit einem Katalog bekannter SaaS-Anwendungen abgleichen. So erhalten Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme Ihrer Schatten-IT. Denken Sie daran, dass Sie dies regelmäßig durchführen sollten, da einige SaaS-Anwendungen seltener als monatlich abgerechnet werden und auch immer wieder neue SaaS als Schatten-IT auftauchen wird.
Tipp 5: Suchen Sie nach Einsparmöglichkeiten bei Softwarelizenzen im Rahmen der Cloudmigration.
Unternehmen, die sich für den Weg in die Cloud entscheiden, haben oft den Eindruck, dass sie vor einer Mammutaufgabe stehen. In vielen Fällen zieht der Umstieg auf die Cloud eine Neuaufstellung der IT nach sich. Um die Gefahr für den laufenden Unternehmensbetrieb zu minimieren, erfolgt der Übergang von der „alten“ Welt, in der die Anwendungen des Unternehmens auf eigenen Servern gehostet wurden, in die „neue“ Welt der Cloud oftmals nach und nach in Form vieler kleiner Migrationsschritte. Gartner hat die unterschiedlichen Schritte auf dem Weg in die Cloud in fünf unterschiedliche Bereiche eingeteilt – die sogenannten „5 Rs“: Rehost, Replatform, Revise, Rebuild und Replace.
Viele Unternehmen optimieren die Nutzung der herkömmlichen und bestehenden Softwarelizenzen, die sie in Cloudumgebungen wie AWS, Azure oder Google betreiben möchten, nicht vollständig. Wenn Sie beispielsweise Microsoft Windows- oder SQL-Server-Lizenzen in die Azure-Cloud migrieren, können Sie durch den bestehenden Hybridvorteil von Azure erhebliche Einsparungen Ihrer künftigen Cloudkosten erzielen. Gleichzeitig können bestimmte Softwarelizenzen, z. B. die Oracle-Datenbank, aufgrund von Lizenzbeschränkungen für den Betrieb in einigen Cloudumgebungen teurer sein. Aufgrund der Komplexität ist es wichtig, die Lizenzbedingungen in der „neuen“ Welt zu verstehen, die Softwarelizenzkosten zu bewerten und die besten Lizenzierungsoptionen in der „neuen“ Welt zu eruieren.
Durch die Nutzung des Hybridvorteils von Azure können 44 % bei Cloud-VMs in Azure eingespart werden.
Optimierung des technologischen Mehrwerts
Kosten neu zuweisen. Das Risiko von Audits und Sicherheitsverstößen minimieren. Und effektiv auf die Cloud umsteigen. Nutzen Sie Ihr IT-Budget optimal.
Optimieren Sie Ihre Nutzung von Software und SaaS
Die Notwendigkeit, die Kosten zu optimieren, ist noch wichtiger geworden. Da Software – ob On-Premise, SaaS oder in der Cloud – einen signifikanten Anteil des gesamten IT-Budgets ausmacht, kann eine Optimierung der Softwarenutzung erhebliche Einsparungen mit sich bringen.
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Der original englische Artikel 5 Tips to Find Software and SaaS Savings Now von Kim Weins ist auf blog.flexera.com erschienen.
