Die IT-Branche stand im vergangenen Jahr im Mittelpunkt eines bedauerlichen Trends zum Personalabbau. Angesichts des zunehmenden Drucks, in wirtschaftlich unsicheren Zeiten erfolgreich zu sein, stehen viele Unternehmen vor schwierigen Entscheidungen, um ihre Ziele zur Kostensenkung zu erreichen. Auch wenn es nicht der erste Schritt ist, die man in Erwägung ziehen möchte, ist eine Umstrukturierung heute Realität. Aber jede organisatorische Veränderung birgt auch Chancen und Risiken in Bezug auf das Management Ihres SaaS-Portfolios. Der Gartner Market Guide 2022 für SaaS-Management-Plattformen schätzt, dass bis zu 25 % der bereitgestellten Lizenzen nicht regelmäßig genutzt werden. Der State of ITAM Report 2022 von Flexera zeigt, dass die SaaS-Kosten mit 33 % sogar noch höher liegen.
2022 steigerte die „Great Resignation“ die Mitarbeiterfluktuation in der Tech-Branche um 649 %. 2023 sind bisher mehr als 130.000 Beschäftigte in US-amerikanischen IT-Unternehmen von Kürzungen betroffen. Selbst die leistungsstärksten IT-Unternehmen nehmen Veränderungen vor, darunter Amazon, Airbnb und Samsung.
Diese Änderungen stellen selbst für die fortschrittlichsten Unternehmen eine Herausforderung dar, da sie „lizenzierbare Ereignisse“ nach sich ziehen und bei falscher Handhabung zu erheblichen Kosten und Risiken führen können. Unternehmen mit einem großen SaaS-Footprint müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, bevor Herstellerverträge zur Verlängerung anstehen.
Fehlende Kontrolle über SaaS-Anwendungen treibt Kosten in die Höhe
Diese Schritte und Umstrukturierungen wirken sich zwar ganz klar auf die Fähigkeit eines Unternehmens aus, Gewinne zu erzielen, aber es gibt noch einen weiteren Faktor, der oft übersehen wird: unbefugter SaaS-Zugriff.
In den letzten Jahren hat sich die Nutzung von SaaS-Anwendungen in Unternehmen stark verändert. On-Premise-Lösungen sind immer seltener zu finden, da Unternehmen die Vorteile von SaaS-Anwendungen nutzen, auf die jederzeit standortunabhängig zugegriffen werden kann. Während der Corona-Pandemie stieg die Nachfrage nach SaaS-Anwendungen enorm. Unternehmen gingen scheinbar über Nacht zu einer Remote-Betriebsstruktur über. So konnten Mitarbeiter auch von zu Hause aus produktiv arbeiten. Dies bedeutete aber auch eine erhebliche Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen die Software, die sie für ihren Geschäftsbetrieb kaufen, verwalten und schützen. Laut Gartner Market Guide 2022 für SaaS-Management-Plattformen „steigen die SaaS-Kosten weiter um 15 bis 20 % pro Jahr, da Unternehmen im Durchschnitt über 125 verschiedene SaaS-Anwendungen nutzen, die insgesamt 1.040 US-Dollar pro Mitarbeiter und Jahr ausmachen.“
Obwohl SaaS-Anwendungen den Mitarbeitern eine flexible und zuverlässige Möglichkeit bieten, ihre Arbeit zu erledigen, stellen sie u. U. auch ein erhebliches Risiko dar – insbesondere in Zeiten des wirtschaftlichen Abschwungs, wenn Unternehmen neue Prioritäten setzen und Mitarbeiter entlassen oder eine Umstrukturierung vornehmen.
Wenn Unternehmen von Fluktuation, Entlassungen oder Umstrukturierungen betroffen sind, müssen sie sicherstellen, dass die SaaS-Anwendungen, die ein betroffener Mitarbeiter abonniert hat, richtig verwaltet werden. Es muss sichergestellt werden, dass ehemalige Mitarbeiter in einer SaaS-Anwendung keinen Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten haben. Um das zu gewährleisten, ist es unerlässlich, den Zugriff zu diesen Anwendungen zu sperren. Laut dem Bericht IBM Cost of Data Breach belaufen sich die durchschnittlichen Gesamtkosten einer Datenschutzverletzung weltweit auf 4,35 Mio. US-Dollar. Gestohlene oder kompromittierte Zugangsdaten kommen am häufigsten vor und verursachen die höchsten Kosten.
Und was ist mit all den teuren SaaS-Abonnements, für die ein Unternehmen auch nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern noch zahlt? Die Kosten für nicht mehr benötigte Lizenzen sind nicht unerheblich. Der State of ITAM Report 2022 von Flexera zeigt, dass rund die Hälfte der Unternehmen über ITAM-Teams verfügt, die für die Überwachung der SaaS-Nutzung zuständig sind.
Die wichtigsten SaaS-Hersteller lassen sich oft nur schwer effektiv verwalten und optimieren
Laut dem State of ITAM Report 2022 von Flexera zählen Microsoft, Salesforce und ServiceNow zu den wichtigsten SaaS-Herstellern, auf die sich Unternehmen heute verlassen. Aber nur 52 % handeln die Vertragsbedingungen mit diesen Herstellern aus, und nicht einmal die Hälfte verfügen über Teams und Prozesse zur Nachverfolgung der Nutzung, zum Rightsizing und zum Offboarding von Mitarbeitern. Das führt zu erheblichen Optimierungsproblemen und Risiken. Stellen Sie sich vor, wie es sich auf Ihre Einsparungsmaßnahmen auswirken würde, wenn Sie die Kosten bei diesen führenden Herstellern um 20 bis 30 % senken könnten! Vielleicht erreichen Sie sogar Ihre jährlichen Kostensenkungsziele, indem Sie nur einen einzigen Hersteller optimieren.
Diese geschäftskritischen Anwendungen haben komplexe Lizenzbedingungen, und das damit verbundene Risiko eines unbefugten Zugriffs ist selbst für die fortschrittlichsten Unternehmen schwer zu handhaben. Darüber hinaus sind diese Anwendungen oft erweiterbar oder verfügen über eigene Marktplätze (z. B. Salesforce AppExchange). Dadurch steigt das Risiko noch weiter.
Die effiziente Verwaltung von Microsoft, Salesforce und ServiceNow erfordert nicht nur fundierte Kenntnisse über SaaS-Lizenzbedingungen, sondern auch die richtigen Produktfunktionen für die automatische Nutzungsoptimierung, die Steuerung der Kosten, den Umgang mit unberechtigter Nutzung, die Aufdeckung verdeckter Kosten und die Erstellung von Berichten, um die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen.
Die Mitarbeiter im Einkauf, die die Vertragsverlängerungen mit diesen Herstellern leiten, stehen vor der zusätzlichen Herausforderung, sich einen vollständigen Überblick darüber zu verschaffen, wer diese Plattformen nutzt und warum und wie sich die Technologie in umfassende ELAs einfügt. Des Weiteren müssen sie sicherstellen, dass die nötigen Daten vorhanden sind, um das beste Angebot für das Unternehmen auszuhandeln.
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