6 Tipps für erfolgreiche SaaS-Verhandlungen

Die Ausgaben für die Cloud steigen und steigen – vor allem was SaaS angeht. Gleichzeitig geht die Zahl an On-Premises Anwendung zurück. Bei dem hohen Tempo, in dem sich das IT-Portfolio von Unternehmen verändert, ist es schwierig, die Kosten im Überblick zu behalten und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis einer jeden Anwendungen zu bestimmen. Für erfolgreiche Verhandlungen mit Software-Anbietern ist jedoch genau dieser Durchblick entscheidend.

Wie viele SaaS-Anwendungen kommen momentan im Unternehmen zum Einsatz? In welchem Umfang werden sie genutzt? Wer hat Zugriff? Und wo laufen Abonnements aus oder müssen an neue Nutzungs-Anforderungen angepasst werden? Diese Fragen sollten grundsätzlich jeder IT-Verantwortliche schnell und einfach beantworten können. In der Realität rufen sie in den meisten Unternehmen aber eher ratloses Schulterzucken hervor. Das Problem: Fehlt es an Transparenz bei der Nutzung von IT-Assets, kann davon ausgegangen werden, dass die Unternehmen für ihre SaaS-Anwendungen deutlich draufzahlen.

Strategie von SaaS-Anbietern

Große SaaS-Anbieter reiben sich bei einer solchen IT-Blindheit von Kunden die Hände. Sie verfügen über ganz eigene und sehr clevere Strategien, um bei Verhandlungen die Oberhand zu behalten, und den Vertrag zu ihren Gunsten abzuschließen. Im englischen Webinar Control SaaS IT Spend with Effective Contract Negotiation gibt Dan Kelly, Mitgründer und Senior Partner von The Negotiator Guru, einen Einblick in die Taktiken von Anbietern. Demnach versuchen Anbieter nicht nur das Volumen von Verträgen möglichst in die Höhe zu treiben. Sie setzen auch jedes Jahr eine Erhöhung von fünf bis 15% fest, so dass die Kosten für Unternehmen automatisch mit jeder neuen Vertragsverlängerung in die Höhe schießen.

6 Best Practices für erfolgreiches Verhandeln

Unternehmen stehen diesen Taktiken jedoch nicht ganz machtlos gegenüber. Nach Kelly gilt es vor allem, die Informationshoheit über die eigene IT-Landschaft zu behalten und dieses Wissen bei Vertragsverhandlungen gekonnt einzusetzen. Hier sind sechs Tipps und Tricks, mit denen Sie Ihre Verhandlungsposition stärken:

1. Gute Vorbereitung ist alles. Oder um genauer zu sein: Vorbereitung macht 80% einer erfolgreichen Verhandlung aus. Beginnen Sie mindestens sechs Monate im Voraus mit der Planung, um böse Überraschungen zu vermeiden und nicht unter Zeitdruck zu geraten. Wer überstürzt oder in Eile vorgeht, läuft eher Gefahr, einen suboptimalen Deal zu akzeptieren. Verschaffen Sie sich die richtigen Informationen, um sicher und datenbasiert argumentieren zu können. Dazu gehört auch ein umfassender Einblick in alle Anwendungen des Unternehmens, den IT-Asset-Daten, einschließlich Lizenzen und Softwareversionen, sowie die Nutzung der Anwendungen.
2. Klare Aufgaben- und Rollenverteilung. Software-Anbieter gehen oft nach dem „Divide-and-Conquer“-Prinzip vor. Key-Account-Manager treten bereits im Vorfeld der eigentlichen Verhandlungen mit verschiedenen Stakeholdern im Unternehmen in Kontakt und versuchen in Einzelgesprächen ihren Standpunkt zu etablieren. Ziel ist es, Entscheidungen zu beeinflussen, Budgets auszuloten und IT-Verantwortliche unter Druck zu setzen. Lassen Sie sich darauf nicht ein. Setzen Sie diesen Versuchen ein geschlossenes Team entgegen, das seine Aufgaben und Ziele genau kennt und in dem Rollen und Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.
3. Bedarfsgerechte Lizenzierung. Der Vorteil von SaaS besteht gerade darin, dass die Nutzung der Anwendungen nach dem tatsächlichen Bedarf abgerechnet wird. Es ist also nicht mehr notwendig, mehr Lizenzen als nötig zu kaufen, nur um bei der Compliance zu 110% auf der sicheren Seite zu stehen. Das „Rightsizing“ von SaaS – also die bedarfsgerechte Anpassung von Lizenzierung und Nutzung – spielt damit eine zentrale Rolle bei Verhandlungen. Schaffen Sie sich eine Übersicht, wie viele Lizenzen Sie benötigen. Unterscheiden Sie dabei, die darin jeweils eingeschlossenen Lizenzrechte. Nicht jeder Mitarbeiter braucht eine Premium- oder Professional-Lizenz, um auf alle Features einer Anwendung zugreifen zu können. In vielen Fällen reicht eine Standard-Lizenz mit eingeschränktem Funktionsumfang.
4. Preisvergleiche am Markt einholen. Anbieter lassen sich bei der Preisgestaltung nicht in die Karten schauen. Vergleichen Sie das vorliegende Angebot mit am Markt gängigen Preisen. Die Recherche kann Aufschluss darüber geben, was andere Unternehmen mit den gleichen Anforderungen und Rahmenbedingungen (z. B. Größe, Branche) für SaaS und Cloud bezahlen. Auf dieser Grundlage lässt sich dann auch der Vorschlag von Software-Anbietern objektiv beurteilen.
5. Nicht einschüchtern lassen. Viel zu oft nehmen Unternehmen den finalen Prüfungsbericht ohne Widerspruch hin – inklusive Nachzahlungen. Tatsächlich lohnt es sich, nach Unstimmigkeiten zu suchen, Methoden zu hinterfragen und die Ergebnisse mit eigenen Daten zu vergleichen. Das erste Angebot sollte in der Regel nie akzeptiert werden. Die Erfahrung zeigt: Oft braucht es vier Verhandlungsrunden, ehe ein für beide Parteien faires Vertragsangebot steht.
6. Vorausschauende Planung. Eine auf drei bis fünf Jahre ausgelegte Roadmap hilft, zukunftsorientierte Entscheidungen zu treffen. Der Blick auf kommende Anforderungen schafft ein gewisses Maß an Sicherheit und lässt Spielraum nach oben offen. Zudem sind Unternehmen so bereits für die nächste Vertragsverhandlung optimal gerüstet.

Poker im Ärmel bei Verhandlungen

Transparenz bei den Technologie Assets und aussagekräftige Daten verhelfen Unternehmen zu einer selbstbewussten Verhandlungsposition. Dabei ist es grundsätzlich egal, ob es sich um SaaS, On-Premise Anwendungen oder beides handelt. Bei der Inventarisierung ihrer Technologie-Assets sollten Unternehmen unbedingt auf automatisierte ITAM-Tools, die neben Fragen zu Lizenzen und Compliance auch wichtige IT-Asset-Daten liefern.

So bieten zum Beispiel die Flexera-Lösungen für das Kosten- und Risikomanagement von SaaS umfangreiche Discovery und Identifikations-Funktionalitäten. Sie erkennen mehr als 32.000 SaaS-Anwendungen und liefern aussagekräftige Berichte für Vertragsverhandlungen und Audits. Für mehr als 6.200 dieser SaaS-Anwendungen kann darüber hinaus die Lizenznutzung zuverlässig überwacht und kontrolliert werden. Die direkte Produktintegration bietet darüber hinaus branchenführende Business Intelligence, um nachzuverfolgen, wann und wie Anwender mit den wichtigsten SaaS-Produkten auf dem Markt interagieren. Anwender sind so in der Lage, ihre SaaS-Ausgaben zu optimieren, Sicherheits- und Compliance-Risiken im Zusammenhang zu minimieren und sogenannte Schatten-IT zu reduzieren.

Mit diesen Informationen können Unternehmen:

• Lizenzen und Lizenztypen an den tatsächlichen Bedarf ausrichten
• SaaS-Nutzungsdaten im Rahmen von Verhandlungen heranziehen
• eine Roadmap entwerfen, die aktuelle Anforderungen sowie zukünftige Veränderungen berücksichtigt
• das Preis-Leistungs-Verhältnis gegenüber Softwareanbietern bewerten und optimieren