In unserem letzten FinOps-Blog haben wir erörtert, wie FinOps die finanzielle Verantwortung in die Cloud bringen kann. Unsere eigene FinOps-Reise begann, als unsere Cloudkosten unerwartet stark anstiegen – aber unser Head of Engineering wusste schlichtweg nicht, ob es sich um notwendige oder unnötige Kosten handelte.

Flexera ist schon seit geraumer Zeit der „erste Kunde“ für eine Vielzahl unserer Lösungen. Viele der Funktionen unserer Lösungen sind das Ergebnis unserer Überlegungen, wie wir die Funktionalität noch nützlicher machen können – sowohl für Flexera als auch natürlich für Sie.

Das gilt auch für unsere FinOps-Reise und unsere Anwendung Cloud Cost Optimization (CCO). Wir haben unser FinOps-Team gegründet, um unsere Kosten besser zu verstehen und zu optimieren und sicherzustellen, dass jeder Euro, der in die Cloud investiert wird, einen echten ROI für Flexera und letztendlich für unsere Kunden bringt.

Niemand ist perfekt

Wir haben mehrere Lücken in unseren bestehenden Prozessen gefunden, von denen es einige sicher auch in Ihrem Unternehmen gibt. Das Team, das ursprünglich mit dem Management unserer Cloudrabatte beauftragt war, war oft überfordert und nicht auf dem neuesten Stand. Außerdem haben wir die Möglichkeiten unserer Sparprogramme nicht im Blick gehabt, sodass wir nicht wussten, ob wir die uns zur Verfügung stehenden Rabatte voll ausnutzen. (Spoiler-Alarm: Haben wir nicht.)

Auch unser Kostengenehmigungsverfahren konnte verbessert werden. Es war nicht eindeutig definiert, sodass uns eine klare Verantwortung und eine ganzheitliche Überprüfung der Cloudkosten fehlte. Flexera One verfügt über eine sehr leistungsfähige Richtlinien-Engine, die wir zur Kontrolle unseres Cloudportfolios nutzen. Obwohl wir einige Richtlinien zur Kostenkontrolle umsetzten, waren sie doch in den einzelnen Teams uneinheitlich.

Wenn Teams mehr über Rabatte und Optimierung wissen wollten, hatten sie keinen speziellen Ansprechpartner, an den sie sich wenden konnten. Und obwohl wir einen guten Einblick in unsere Gesamtkosten hatten, nutzten wir nicht die Vorteile einer detaillierteren Berichterstattung, die wir benötigten. Um diese Probleme anzugehen, haben wir das FinOps-Team von Flexera gegründet.

Erste Schritte

Wenn Sie sich Gedanken über die Zeit und die Ressourcen machen, die die Einrichtung eines FinOps-Teams in Ihrem Unternehmen erfordert – keine Sorge! Flexera ist ein Unternehmen mit rund 1.500 Mitarbeitern sowie Produkten und Teams, die mehrere Funktionsbereiche abdecken – und unser FinOps-Team besteht aus nur zwei Personen. Dank der auf dem Markt verfügbaren fortschrittlichen Tools wie Flexera One und CCO muss Ihr FinOps-Team gar nicht groß sein.

Als Leiter des FinOps-Teams bin ich im Wesentlichen der Analytiker. Ich verwende die Tools von Flexera One, um unsere Kosten zu analysieren und mit den Teams zusammenzuarbeiten, um Abweichungen und Rabatte zu besprechen. Ich versuche auch, Überraschungen zu vermeiden, indem ich mich mit der Finanzabteilung abstimme, um sicherzustellen, dass Umsatz- und Buchhaltungsgruppen synchronisiert sind. Unser FinOps-DevOps-Engineer hat die Aufgabe, eine Plattform für ROI-Kennzahlen zu erstellen und zu pflegen sowie interne Teams bei der Automatisierung, Entwicklung und Umsetzung von Benachrichtigungen und Richtlinien zu unterstützen.

Tipp: In den Anfangsphasen des Aufbaus der FinOps-Praxis sollten mehrere Stakeholder aus allen Bereichen des Unternehmens hinzugezogen werden. Ihre Beteiligung wird Ihnen helfen, Ihre IT-Kosten zu verstehen und Kosteneinsparungsinitiativen umzusetzen. Ist dieser entscheidende Schritt jedoch erst einmal vollzogen, kann die Entwicklung und Implementierung Ihrer FinOps-Praxis von einem kleinen Team mit minimaler Beteiligung anderer Unternehmensbereiche durchgeführt werden.

Wichtige Tools gewinnbringend nutzen

Jede FinOps-Reise ist anders. Wie die FinOps Foundation rät, ist es unerlässlich, Technik, Business und Finanzen zusammenzubringen, um das Management von Cloudanbietern, Preisen und Rabatten zu optimieren. Mit FinOps kann jedes Betriebsteam auf die Daten zugreifen, die es braucht, um fundierte Entscheidungen zu treffen und die Cloudkosten in den Griff zu bekommen.

CCO enthält regelbasierte Funktionen, mit denen Sie Ihre Kosten kategorisieren und zugehörige Metadaten angeben können. Das hat uns sehr geholfen, da Gelegenheitsbenutzer Berichte auf dieser Grundlage anzeigen können. Diese sind leicht verständlich und erfordern keine Übersetzung zwischen CCO-Kategorien und den entsprechenden Kennzahlen.

Eine genaue Kostenzuordnung für reservierte Instanzen (RI) und Sparpläne ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, um einen Überblick darüber zu erhalten, wo tatsächlich Kosten entstehen. Durch die Entwicklung unserer FinOps-Praxis stellten wir fest, dass wir diese in der Vergangenheit falsch zugeordnet hatten, und dass einige Geschäftskosten durch diesen ungenauen Prozess ungerechtfertigt subventioniert wurden. Durch die Umverteilung der RI-Kosten konnten wir ein Rightsizing vornehmen.

Dank der tabellarischen Ansicht von CCO konnten wir riesige Datenmengen schnell aufbereiten. So können Sie sich auf den Grund für einen Kostenanstieg konzentrieren oder die Kostenauswirkungen von Änderungen, die Sie vornehmen möchten, prognostizieren. Da unser FinOps-Team nur aus zwei Mitarbeitern besteht, sind wir für die Automatisierung auf APIs angewiesen.

Es lohnt sich! 

Die bisherigen Ergebnisse von Flexeras FinOps-Initiative waren finanziell sehr gut und aufschlussreich. Wir können jetzt den ROI aller Rabattprogramme sowohl insgesamt als auch einzeln messen. Außerdem konnten wir die Abdeckung von RI und Sparplänen für unsere Cloudinstanzen auf bis zu 90 % steigern. Die regelbasierten Funktionen waren für Flexera besonders wichtig, da sie für Kostentransparenz im gesamten Unternehmen sorgten und einen Anreiz für die Teams boten, ihre Kosten zu optimieren.

Richtlinien werden nun in einem gemeinsamen Rahmen umgesetzt, und die Teams, die über Cloudkonten verfügen, sind direkt für diese verantwortlich. Durch die Implementierung von Integrationen mit Microsoft Teams, die Entwicklung einiger Terraform-Module und die Schulung wichtiger Teams haben wir die Richtlinien fast reibungslos durchgesetzt und monatlich Hunderte von Euros gespart. Darüber hinaus verfügen wir nun über eine Reihe zuverlässiger Kostendaten, die optimierte Einsparungen belegen.

Unser FinOps-Team hat sich als fachkundige Task Force Respekt verschafft und ist in der Lage, unternehmensweit zusammenzuarbeiten, um bei Rabatten, Kosten und Budgets zu helfen. Unsere Finanzteams gewannen mehr Vertrauen in das Budget und konnten den Planungszyklus für 2021 straffen. Die Budgets werden jetzt monatlich überwacht – und obwohl es zu Abweichungen kommen kann und wird, gibt es jetzt am Ende jedes Quartals weniger unangenehme Überraschungen.

Was bringt die Zukunft?

Cloudkostenoptimierung und FinOps-Initiativen sind keine einmalige Sache. Vielmehr handelt es sich um fortlaufende Prozesse, die überprüft und angepasst werden können und auch sollten. FinOps ermöglicht es Ihnen, Kostendaten mit Geschäftskennzahlen in einen Kontext zu stellen, um letztendlich Ihre Kosten zu senken und Ihren ROI zu optimieren.

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Ihr FinOps-Team wird erfolgreich sein, wenn es die Kosten für bestimmte Zwecke kennt und beantworten kann, ob diese Investition rentabel und skalierbar ist, mit Innovation und F&E zusammenhängt und ob sie innerhalb eines vertretbaren Budgetmodells bestehen kann.

Bei Flexera finden wir immer wieder neue Möglichkeiten, diese Fragen zu beantworten – und zwar sowohl durch unsere eigene Cloudnutzung als auch durch das Feedback unserer Kunden. Diese Erfahrungen aus der Praxis fördern die Innovation unserer CCO-Lösung, und der Einsatz unseres Tools trägt entscheidend zur Optimierung unserer Kosten bei, während wir unsere eigene Cloudreise fortsetzen.

Im nächsten Teil unseres FinOps-Blogs spricht Jeremy Chaplin über Kennzahlen und erklärt, wie Sie feststellen können, was für Ihre FinOps-Initiative am besten funktioniert.