Dies ist der zweite Teil unserer Blog-Reihe zum Thema IT-Planung und Budgetierung, in der wir die wichtigsten Fragen untersuchen, die in Sachen IT für das kommende Jahr beantwortet werden müssen.

Kosten steigen von Jahr zu Jahr

SaaS und Cloud mögen zwar im Trend liegen und viel Aufmerksamkeit auf sich ziehen, aber die meisten Unternehmen geben immer noch deutlich mehr für herkömmliche Software als für SaaS-/IaaS-/PaaS-Services aus. Das jedenfalls sagt der State of Tech Spend Report 2021 von Flexera.

Die Planung dieser Softwareinvestitionen ist eine enorme Herausforderung für IT-Verantwortliche. Sie müssen Ihre Kosten für den laufenden Betrieb budgetieren und möglichst jeden Euro in die Unterstützung von Initiativen zur digitalen Transformation investieren. Ein aussagekräftiger Lizenzstatus ist eine gute Möglichkeit, Ihre Softwareinvestitionen auf Basis der tatsächlichen Nutzung genau zu planen und zu optimieren. So vermeiden Sie nicht budgetierte Audits und True-ups.

Ein gutes Management ermöglicht Einsparungen

Dem State of ITAM Report 2021 von Flexera zufolge belaufen sich die durchschnittlichen jährlichen Softwarekosten der Befragten auf 74 Mio. US-Dollar. Software-Asset-Management (SAM)-Programme und -Tools senken diese Kosten, so der Bericht. Insgesamt betragen die durchschnittlichen jährlichen SAM-Einsparungen 6,4 Mio. US-Dollar. 5 % der befragten Unternehmen erzielen sogar jährliche SAM-Einsparungen von über 25 Mio. US-Dollar.

Ein SAM-Programm führt im Schnitt zu Einsparungen von 8,64 %. Das sind 8,64 % Ihres Budgets, die Sie in Wachstum und Innovation investieren könnten, z. B. zur Verbesserung des digitalen Kundenerlebnisses.

Einsicht in die Kosten

Gartner empfiehlt, die IT-Kosteneffizienz aufzuzeigen, indem man die Kosten pro Einheit für alle IT-Kosten ermittelt und dann schaut, ob man den maximalen Nutzen aus den getätigten Investitionen zieht.

„Die IT muss ihre Kosten pro Einheit senken, um wichtige Geschäftsanforderungen zu erfüllen.“
– Gartner, How to Demonstrate IT Cost Management Success

Softwarelizenzierung – absichtlich undurchsichtig

Die Ermittlung der Kosten pro Einheit für Software ist weitaus schwieriger als für andere Arten von IT-Assets. Die Softwarelizenzierung ist von vornherein komplex, sodass die Ermittlung eines aussagekräftigen Lizenzstatus ein schwieriger Prozess ist. Die größten Softwarehersteller – darunter Microsoft, IBM, Oracle und SAP – legen ihre Preise auf der Grundlage einer undurchsichtigen Kombination von Cores, Clustern, Umgebungen und Verfügbarkeit fest.

Wenn Sie ohne leistungsstarke Tools arbeiten, machen diese Preismodelle die Berechnung der Kosten pro Einheit oder Installation schier unmöglich. Und wenn man nicht genau berechnen kann, wie viel etwas auf der Grundlage des Verbrauchs kostet, lässt sich auch der Mehrwert nicht optimieren.

Hohe Komplexität

Stellen Sie sich ein einfaches Beispiel für eine Oracle-Datenbankinstanz vor, die eine kundenorientierte Anwendung unterstützt. Wissen Sie, wie sie lizenziert werden sollte bzw. wie viel sie kostet?

Die Antwort hängt stark davon ab, wie viele Rechenressourcen der Datenbank zur Verfügung stehen, ob sie sich auf einem aktiven oder passiven Knoten in einem Cluster befindet, ob sie produktiv oder hochverfügbar ist usw.

Und dann überlegen Sie, wie viele Oracle-Datenbankinstanzen es in Ihrem Unternehmen gibt. Das können sehr viele sein! Es ist also nachvollziehbar, warum die meisten Unternehmen nur grob schätzen, wie viel sie für Software ausgeben sollten und warum etwa 24 % der Softwarekosten unnötig sind. Eine Ermittlung des Lizenzstatus ist so schlichtweg nicht möglich.

Auf der Suche nach Einsparpotenzial

Auf der anderen Seite bietet diese Komplexität die größte Chance zur Optimierung, wenn Sie intelligente Produktnutzungsrechte und Algorithmen einsetzen, um die Berechnung Ihres tatsächlichen Lizenzbedarfs zu automatisieren. Aus diesem Grund entscheiden sich viele weltweit führende Unternehmen für die Flexera-Lösung für das Software-Asset-Management, um den Mehrwert ihres Softwareportfolios zu optimieren.

In unserem Beispiel der Oracle-Datenbank ermöglicht Flexera nicht nur die automatische Berechnung der Verbrauchskosten, sondern auch die Optimierung der Lizenzierung auf Basis der tatsächlichen Nutzung.

Bedenken Sie: Eine Oracle-Datenbankinstanz kostet mindestens ca. 25.000 US-Dollar (viele Instanzen kosten mehr als 100.000 US-Dollar, je nachdem, wie/wo sie eingesetzt werden). Schon die Optimierung auch nur einer Anwendung in Ihrem gesamten IT-Bestand führt zu erheblichen Einsparungen.

Stellen Sie sich vor: Ihr Softwareportfolio wird automatisch optimiert, sodass Sie den Erfolg Ihres IT-Kostenmanagements eindeutig nachweisen können.

„Auf der Angebotsseite stehen Kosten bzw. Preise. Hier kann der CIO und sein Team direkt Einfluss nehmen, ohne sich mit dem gesamten Unternehmen auseinandersetzen zu müssen. Wenn das Unternehmen beispielsweise 300 Softwarelizenzen benötigt, geht es darum, dass die IT-Abteilung diese Lizenzen zum bestmöglichen Preis beschafft und die richtigen technischen Entscheidungen trifft, um sie effizient zu nutzen. Im Gegensatz dazu geht es auf der Nachfrageseite darum, dass die IT-Abteilung diese 300 Lizenzen in Frage stellt: Warum brauchen wir 300? Reichen nicht 100? Warum benötigen wir eine Gold-Lizenz? Reicht nicht Bronze?“
– Gartner: „How to Demonstrate IT Cost Management Success“

Der Budgetsprenger: Software-Audits

Im Gegensatz zu anderen Kategorien von IT-Kosten gibt es bei Unternehmenssoftware einen Faktor X: Software-Audits. Rund 30 % der großen Unternehmen haben im vergangenen Jahr mehr als 1 Mio. US-Dollar für Software-Audits bezahlt (Quelle: State of ITAM Report 2021 von Flexera). Wenn Sie Ihren tatsächlichen Lizenzstatus nicht proaktiv berechnen, läuft Ihr Unternehmen Gefahr, dass nicht budgetierte True-up-Kosten entstehen.

Bleiben wir bei unserem Beispiel der Oracle-Datenbank: Bei einem Software-Audit müssen Sie nachweisen, dass jede Datenbankinstanz nicht mehr als 100.000 US-Dollar (oder den jeweils höchsten Preis) kostet.

Ideale Ausgangsposition

Flexera wendet automatisch Optimierungsverfahren an, um Sie bei einem Software-Audit in die bestmögliche Ausgangslage zu versetzen. Ein einfaches Beispiel ist der Ausschluss von Nicht-Produktionsumgebungen. Die Lösungen von Flexera sind von vielen großen Softwareherstellern verifiziert und helfen Ihnen dabei, Audits mit Bravour zu meistern.

Ungünstige Ergebnisse von Software-Audits sind sicherlich einer der größten Treiber für unsere Interessenten. Eine proaktive Optimierung Ihres Softwarebestands vor einem Audit hilft Ihnen nicht nur, böse Überraschungen zu vermeiden, sondern ermöglicht es Ihnen auch, früher mit dem Schätzen aufzuhören und die eingesparten Kosten in Innovationen zu investieren.

ITSM- und ITFM-Tools allein sind nicht zielführend

Sie haben wahrscheinlich Millionen in ITSM- und ITFM-Tools investiert. Warum helfen sie Ihnen dann nicht bei der Lösung dieses Problems?

ITFM kann zwar Ihre Kosten für einen Hersteller aufzeigen, verrät Ihnen aber nicht, ob Ihre Verbrauchskosten pro Einheit und Ihre Kosten ideal sind.

ITSM kann Ihnen zwar den Einsatz von Lizenzen aufzeigen, geht aber nicht auf die Komplexität der Lizenzierung von Unternehmenssoftware ein – und das macht Sie anfällig für Audits und überhöhte Kosten für Ihre Softwareverträge.

Die Lizenzierung von Software war noch nie einfach. Mit der fortschreitenden Einführung von Clouds und Containern wird die Herausforderung auf dem Weg zu einer hybriden IT nur noch größer werden.

Vorteile von Flexera

Flexera löst diese Probleme bereits seit über 15 Jahren und sorgt für kundenseitige Einsparungen in Millionenhöhe. Aus diesem Grund verlassen sich sechs der zehn größten Unternehmen der Welt bei der Optimierung von Softwarelizenzen auf Flexera.

„Wenn Sie wie ich der Meinung sind, dass On-Premise-Anwendungen nicht verschwinden werden und dass die Cloudnutzung weiter deutlich zunehmen wird, dann stimmen Sie wahrscheinlich auch zu, dass separate Tools oder Lösungen für die Verwaltung von Desktop, Rechenzentrum, SaaS und Cloud wenig sinnvoll sind“, so Jim Ryan, CEO von Flexera.

„Schließlich werden Microsoft, Oracle und andere Hersteller wahrscheinlich eine einzige Lizenzvereinbarung mit Ihnen aushandeln. Daher benötigen Sie eine einzige Lösung zum Erkennen, Normalisieren und Optimieren der Hardware, Software und Cloudservices in Ihrer komplexen hybriden Umgebung“, so Ryan weiter.

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IT-Asset-Management

Das IT-Asset-Management beginnt mit einem kompletten Überblick über Ihr gesamtes IT-Ökosystem. Flexera One findet selbst schwer fassbare Assets, ob On-Premise, SaaS, Cloud, Container und mehr.

Mit Flexera One können Sie Ihren gesamten IT-Bestand visualisieren – von On-Premise- über SaaS-Lösungen bis hin zur Cloud. Zudem besteht die Möglichkeit, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und jede Technologieinvestition bestmöglich zu nutzen, damit Sie voll und ganz auf Innovation setzen können.

Überzeugen Sie sich selbst!

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